La clôture de la paie est le passage obligatoire en fin de mois pour pouvoir établir les fiches de salaires de vos employés. En principe, le salaire brut de base est contractuel et correspond à un temps de travail précis. En revanche, ce salaire de base est souvent modifié selon certains éléments variables, ce qui rend le sujet de la gestion de la paie si sensible.
Nous allons voir dans cet article comment effectuer cette clôture de la paie en deux étapes à savoir :
- La collecte des variables de paie de vos salariés, indispensables à la clôture
- Les différentes solutions pour éditer les fiches de salaires de vos salariés
Clôture de la paie, première étape : la collecte des variables de paie
Pour pouvoir faire la paie de vos salariés, vous devez recueillir les variables de paie pour les intégrer à leur fiche de salaire.
Les variables de paie correspondent à tous les événements de vos salariés et sont de plusieurs types :
- Les variables de rémunération : avantages, primes et heures supplémentaires,
- Les variables dues au temps de travail,
- Les variables dues aux absences,
- Les variables dues à la prise de congés payés,
- Les variables dues à l’absence pour congés maladie.
Les principales variables de rémunération
Les variables de rémunération regroupent les différents avantages, primes et heures supplémentaires, qui peuvent être nombreux. Nous reprenons ici les plus courants.
Les frais de transports publics
Les salariés utilisant une carte d’abonnement aux transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail ont droit à un remboursement partiel de leurs frais d’au moins 50% du montant.
- Le remboursement se fait mensuellement, sur présentation d’un justificatif.
- La part prise en charge par l’employeur est exonérée de charges sociales (dans la limite du coût total de l’abonnement).
- Ce remboursement est exonéré d’impôt sur le revenu côté salarié.
Les frais professionnels
Ils concernent le remboursement des frais liés à l’activité professionnelle de vos salariés.
- Ils sont exonérés d’impôt pour le salarié
- Ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales pour l’employeur.
- De plus, ils sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
Il y a deux manières d’intégrer le montant de ces frais à la fiche de paie du salarié :
- Remboursement sur le montant réel
- Remboursement selon un principe forfaitaire (pour certaines catégories de salariés)
Les titres-restaurants : entrent dans la catégorie des frais professionnels. Par conséquent, ils sont exonérés de charges sociales, dans la limite de prise en charge et du montant indiqué par l’Urssaf. Leur distribution est laissée à la discrétion de l’employeur. Il est facile de les décompter pour la paie : Le salarié a droit à un titre-restaurant par jour de présence dans l’entreprise.
Les primes
De nombreuses primes existent et il n’est pas possible de toutes les répertorier. Nous vous conseillons d’utiliser des intitulés clairs, précis et sans fantaisie afin qu’elles ne soient pas qualifiées, et donc traitées autrement, par un juge.
Les primes représentent un complément de salaire et sont donc soumises aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Les heures
Les fiches de salaires de vos salariés doivent obligatoirement mentionner la période et le nombre d’heures de travail auxquelles se rapporte le salaire en distinguant, le cas échéant :
- Les heures payées au taux normal
- Les heures comportant une majoration pour heures supplémentaires
- les autres types d’heures : astreintes, heure de nuit, travail le dimanche
Les variables dues aux absences
Il faut distinguer deux types d’absences :
- Les absences non rémunérées dans les cas suivants :
- Entrée ou sortie du salarié de l’entreprise durant la période de travail
- Congés sans soldes
La fiche de paie doit mentionner le montant total du salaire et une ligne de déduction précisant le montant de l’absence
- Les absences rémunérées concernant les absences n’entrainant aucune retenue de salaire comme les RTT ou les congés pour événements familiaux.
La fiche de paie doit mentionner l’absence et l’indemnité correspondante
Les variables dues aux congés payés
En travaillant, vos salariés acquièrent des congés payés, en général 2,5 jours ouvrables par mois du 1er juin au 31mai à partir de son arrivée dans votre entreprise. Les congés payés doivent figurer sur son bulletin de salaire.
Les variables dues à l’absence pour congés maladie
Vous ne devez pas rémunérer vos salariés en arrêt maladie, c’est la sécurité sociale qui s’en charge en lui versant des indemnités journalières dès le 4ᵉ jour suivant l’arrêt de travail. En conséquence, un délai de carence de trois jours s’applique pendant lequel le salarié ne perçoit pas de salaire.
L’employeur est cependant chargé de verser à son employé malade un complément de salaire, prévu par la loi. Pour en savoir plus : l’indemnisation légale des absences pour maladie ou accident.
Clôture de la paie, deuxième étape : faire les bulletins de paie
Après la collecte de toutes les données variables de la paie de vos employés, il est maintenant temps d’établir leurs fiches de salaire. Pour cela, il existe trois solutions :
- Gérer la paie en interne
- Externaliser la paie auprès d’un cabinet d’expert-comptable
- Utiliser un logiciel de paie en ligne
Gestion de la paie en interne
À moins d’avoir un expert-comptable au sein de l’entreprise, la gestion de la paie en interne est de plus en plus complexe et chronophage notamment à cause des points suivants :
- Il faut maîtriser les techniques de paie
- Connaître les données juridiques
- Assurer la veille réglementaire très régulièrement, car les données juridiques changent constamment
- L’obligation de la DSN
- Maîtrise du logiciel de paie conçu pour les experts-comptables et difficile à prendre en main pour les profanes.
Les risques d’erreurs sont nombreux avec toutes les conséquences fâcheuses que cela implique pour vous et votre entreprise.
Externalisation de la paie
Recourir au service d’externalisation est la solution traditionnellement utilisée par les entreprises françaises. En effet, sans embaucher une personne pour gérer la paie, c’est la garantie d’éviter les problèmes liés aux erreurs sur les fiches de salaires.
Avec cette solution, vous devez transmettre à votre prestataire toutes les variables de paie en fin de mois à une date convenue et recevez en retour les fiches de paie quelques jours plus tard.
Bien que garantissant la conformité de vos bulletins de salaires, cette solution présente néanmoins certains inconvénients :
- Anticipation des paies et tous les autres événements tels que les débuts ou fin de contrat puisque le service est effectué après réception de vos informations. Il n’est absolument pas automatisé : vous dépendez totalement de votre prestataire et de ses disponibilités.
- Un tarif de base à la fiche de salaire auquel s’ajoutent différentes prestations qui peuvent vite faire grimper la note (Déclaration Préalable à l’Embauche ou DPAE, solde de tout compte, DSN mensuel, signal, maladie, attestation de travail, etc.)
- Toutes les demandes de documents sont payantes et nécessitent un délai d’attente.
Cette solution garantit une clôture de la paie avec des bulletins de salaire conforme, mais manque de flexibilité et n’est pas la plus avantageuse financièrement.
Utiliser un logiciel de paie en ligne en mode SaaS
L’utilisation d’un logiciel avec un service de gestion de paie intégré est une alternative à la gestion de paie en interne d’une part et à l’externalisation complète d’autre part. En général ce type de logiciel est désormais disponible sous forme SaaS « Software as a service » (entendez par là : logiciel comme un service).
Un logiciel de paie en ligne est généralement simple à utiliser :
- vous n’avez qu’à créer vos salariés dans l’espace client de votre logiciel en ligne et saisir leurs variables de paie au moment où vous le souhaitez. Selon les cas, vos salariés peuvent même le faire eux-mêmes.
- En fin de mois, à la date de votre choix et après avoir contrôlé vos bulletins, vous pouvez cloturer la paie pour la période (le mois en cours) en appuyant sur un simple bouton.
- Une fois la période validée, vous avez accès immédiatement aux données définitives de la période clôturée et vous pouvez télécharger vos bulletins de paie.
Avec ce type de solution, vous avez la main sur vos données et vous vous affranchissez de tous les aspects réglementaires, juridiques ou techniques puisque les experts qui composent le service de gestion s’en chargent pour vous.
C’est l’assurance d’être toujours en conformité réglementaire et éviter les problèmes tout en bénéficiant d’une solution flexible.