Pour faire face au développement de l’activité de votre entreprise, vous envisagez d’embaucher votre premier salarié, mais vous vous demandez sans doute quels sont les documents nécessaires et les formalités administratives à réaliser pour accueillir sereinement votre premier employé. Découvrez dans cet article les documents nécessaires pour embaucher votre premier salarié : du contrat de travail à la gestion de la paie en passant par la déclaration préalable à l’embauche.

Le contrat de travail

Pour embaucher un salarié, il faut nécessairement lui rédiger un contrat de travail. Celui-ci pourra prendre la forme d’un CDI ou d’un CDD en fonction des besoins de votre entreprise.

Certaines mentions doivent figurer sur le contrat de travail pour qu’il soit valide, dont notamment :

  • l’identité des deux parties
  • le lieu où sera exercé l’activité
  • le poste du salarié
  • la catégorie d’emploi
  • la date de prise de poste
  • la durée de la période d’essai
  • la durée de préavis
  • le salaire
  • les modalités d’attribution de ses congés payés
  • la durée de travail (fixée de manière journalière ou hebdomadaire)
  • le cas échéant la convention collective applicable à votre entreprise

Attention, le contrat de travail est un document important et son contenu doit être rédigé avec soin : mieux vaut se faire aider par un professionnel en droit du travail pour l’établir.

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE

À chaque nouvelle embauche, l’employeur doit remplir auprès de l’URSSAF une Déclaration Préalable à l’Embauche.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE permet de mettre en place les éléments suivants :

  • Ouverture de tous les droits sociaux du salarié
  • Couverture en cas d’accident du travail du salarié
  • Vous permettre de bénéficier de vos droits à des éventuelles exonérations
  • Vous permettre d’être en règle vis-à-vis des différentes administrations qui contrôlent votre entreprise.

Cette déclaration présente l’avantage de regrouper six obligations liées à l’embauche d’un nouveau salarié en une seule formalité.

Voici la liste des déclarations et demandes accomplies au moyen de la DPAE :

  • Immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale pour les salariés non agricole, prévue à l’article R.243-2 du code de la sécurité sociale, quand il s’agit de l’embauche d’un premier salarié.
  • Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, prévue à l’article R.5422-5 du code du travail.
  • Adhésion de l’employeur à un service de santé au travail pour une première embauche, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévue à l’article L.4622-7 du code du travail.
  • Immatriculation du salarié à la CPAM prévue à l’article R. 321-4 du code de la sécurité sociale ou la caisse de MSA s’il s’agit d’un salarié agricole.
  • Notification d’une demande d’examen médical d’embauche pour le salarié
  • Contribution au pré-remplissage de la liste des salariés embauchés servant à la déclaration annuelle des données sociales (DADS : il s’agit d’une formalité obligatoire pour toutes les entreprises qui relèvent du régime général. Elle est établie chaque année par l’employeur et fait ressortir pour chaque salarié, le montant total des rémunérations)

DPAE, quelles informations et quand faut-il la transmettre ?

Vous devez transmettre la DPAE dans les 8 jours précédents l’embauche et elle doit comporter les différentes informations suivantes :

  • Concernant l’employeur :
    • Nom et prénom ou dénomination sociale
    • code APE
    • Adresse
    • numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements
    • le service de santé au travail dont il dépend s’il relève du régime général de la sécurité sociale
  • Concernant le futur salarié :
    • Le nom et les prénoms
    • Le sexe
    • La date et le lieu de naissance
    • Le numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale
  • Concernant le travail :
    • La date et l’heure d’embauche
    • La nature et durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai le cas échéant pour les CDI et les CDD dont le terme dépasse les 6 mois.

Il existe trois moyens pour effectuer la DPAE :

Affiliation de votre nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Autrefois, l’employeur devait affilier chaque nouveau salarié à une caisse de retraite complémentaire, auprès de l’ARRCO ou auprès de l’AGIRC. Désormais, cette affiliation se fait automatiquement avec les déclarations DSN.

Inscription du salarié au registre unique du personnel

Si vous embauchez un premier salarié, en tant que chef d’entreprise, vous devez établir un registre unique du personnel.

Celui-ci contient par ordre chronologique les éléments suivants concernant chaque salarié :

  • son identité
  • ses dates d’entrée et de sortie
  • son emploi
  • ses qualifications
  • le type de son contrat

Bon à savoir, le registre unique du personnel peut être tenu sous format numérique.

Mise en place des affichages obligatoires

Si votre entreprise embauche au moins un salarié, vous avez l’obligation d’afficher dans vos locaux, les éléments suivants :

  • Les horaires collectifs de travail (et de repos en cas de travail dominical)
  • Les périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs
  • Les références de la convention collective
  • L’interdiction de fumer dans les locaux
  • La liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche
  • Les textes de lois liés aux domaines suivants :
    • L’égalité homme-femme
    • Le harcèlement moral
    • Le harcèlement sexuel
    • La discrimination à l’embauche
  • Les coordonnées de l’inspecteur du travail
  • Celles du médecin du travail
  • Et le document unique d’évaluation des risques professionnels

Mise en place la gestion de la paie

Quand vous décidez d’embaucher votre premier salarié, une fois que toutes les formalités administratives liées à son embauche sont effectuées, il est nécessaire de mettre en place une organisation pour gérer la paie.

Vous pouvez vous occuper de la gestion de la paie vous-même, mais cela représente un travail administratif important et complexe puisque la législation évolue régulièrement. Il est nécessaire d’effectuer une veille juridique et sociale constante.

Pour vous faciliter cette tâche fastidieuse, vous pouvez recourir à un système de gestion en ligne qui se charge pour vous de tout. Vous n’avez qu’à entrer les données de paie de votre (ou vos) salarié(s) chaque mois et vos bulletins de paie sont générés automatiquement

C’est ce que nous proposons avec ListoPaye :

  • vos bulletins sont réalisés en quelques minutes, en quelques clics,
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Récapitulatif des documents nécessaires et démarches pour embaucher un premier salarié

  • Rédiger le contrat de travail
  • Faire la Déclaration Préalable à l’embauche
  • Adhérer à une caisse de retraite complémentaire
  • Mettre en place un registre unique du personnel
  • Afficher les éléments suivants :
    • les horaires de l’entreprise
    • les références liées à la convention collective
  • Prévoir la visite médicale d’embauche
  • Établir les bulletins de paie et le paiement des salaires
  • Établir et payer les déclarations des charges sociales
  • Établir une fois par an la déclaration annuelle des données sociales

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