La paie est en pleine révolution !
Depuis plusieurs années les changements législatifs se multiplient : la Loi Travail du 1er janvier 2017 qui facilite le passage aux solutions de dématérialisation du bulletin de paie ; la DSN (Déclaration Sociale Nominative) qui transforme le bulletin de paie en un flux API, c’est à dire lisible et exploitable par une machine, et enfin la maturation toujours plus importante des technologies Saas (Software as a Service) qui rendent possible des applications web à haut niveau de complexité métier … comme la paie.
Voici donc les bonnes raisons de moderniser et optimiser votre paie !
1. De nouvelles solutions simples à mettre en place
Avant, quand on avait une solution de paie, on n’en changeait pas. Et pour cause, l’intégration du « passif social », l’historique de paie de l’entreprise, pouvait rapidement devenir un casse-tête. De même, il était primordial de changer au 1er janvier de l’année afin que les différents compteurs sociaux soient réinitialisés. Beaucoup de contraintes pour un gain souvent limité et parfois uniquement motivé par l’obsolescence de la solution précédente.
Maintenant, grâce à ce fameux standard de la DSN, la très grande majorité du passif social d’une entreprise se trouve dans ces fichiers. Comme c’est un standard déclaratif obligatoire, tous les logiciels de paie génèrent ces états. Les solutions les plus récentes, comme Listo, sont également capables d’intégrer ces données … en entrée. Cela veut dire que si vous souhaitez changer de solution, il suffit de récupérer ces fichiers auprès de votre ancien prestataire. Quelques informations seront à compléter car la DSN n’intègre pas encore 100% du passif, mais cette innovation ramène le temps de transition de parfois plusieurs semaines, voire mois à … quelques heures !
Cette innovation ramène le temps de transition de parfois plusieurs semaines, voire mois à … quelques heures !
Par ailleurs cela diminue drastiquement le risque d’erreurs, puisque les données sont celles déclarées aux organismes sociaux (URSSAF, Impots, Mutuelles …). Et enfin cela vous permet d’opérer cette transition quand vous le souhaitez, et non plus obligatoirement au 1er janvier, puisque les compteurs sociaux sont pour la plupart intégrés ou reproductibles à partir des données de la DSN.
2. Politique tarifaire claire et attractive
Avant, les prix étaient très variables selon les éditeurs de solutions de paie. Ces tarifs variaient selon leur positionnement, mais surtout à cause des coûts d’intégration, de formation qui permettaient de vendre des prestations « adaptées » au client. Par ailleurs, le logiciel nécessitait un service social, soit internalisé soit externalisé, ce qui rendait l’exercice d’évaluation des coûts de la paie complexe. De même il était compliqué d’évaluer la couverture de service d’un acteur externalisé. Au final, il était difficile de savoir a combien s’élèverait la facture, ni à quoi elle correspondait exactement.
L’arrivée récente des solutions de paie Saas comme Listo a permis d’emmener une vraie lisibilité dans ce domaine. Dorénavant l’intégralité de la couverture fonctionnelle du logiciel, et de l’offre de service intégrée, sont disponibles sur la plateforme à un tarif simple et accessible. Ainsi en achetant, vous savez très précisément ce que vous aurez dans le « package » et surtout combien cela vous coutera à la fin de l’année !
3. Réactivité
Avant, pour faire la paie, il était nécessaire de récolter – plus ou moins difficilement – les variables, les données nécessaires à la paie, et les transmettre à votre opérateur. Puis la vague des allers-retours pour intégrer, vérifier, valider, distribuer les bulletins de paie, et ce sans parler des vérifications de taux et autres législations sorties entre temps. Il était donc courant de passer – beaucoup – de temps et d’énergie du 20 du mois jusqu’a parfois le 5 ou le 10 du mois suivant à gérer la paie !
Maintenant les solutions Saas de paie intègre automatiquement les mises à jour réglementaires, et sont disponibles 24/7 via n’importe quel navigateur. Vous pouvez donc saisir ou collecter les données nécessaires jusqu’a la dernière heure du 31 du mois si vous le souhaitez. De même, le service intégré au logiciel vous permet de mobiliser instantanément le support métier depuis le tchat intégré ou via téléphone. Le conseiller a ainsi accès à vos données en ligne et peut donc vous aider ou vous débloquer instantanément. Et ça change tout !
4. Autonomie renforcée
Avant, vous deviez attendre que votre prestataire de paie, ou votre service social soit disponible pour vous transmettre des informations sur votre social. Rien que pour faire la comptabilité cela était compliqué. Et on ne parle pas ici de faire des simulations d’embauche ou des simulations d’exonérations telles que la JEI … Il n’était tout simplement pas possible de le faire.
En quelques clics, vous pouvez ainsi obtenir les éléments d’arbitrage et prendre la bonne décision.
Maintenant, tous les états de paie, les états comptables sont accessibles sur votre plateforme. Par ailleurs, les Saas de paie proposent souvent d’extraire des données pour faire des projections, voire de les faire directement via l’application. En quelques clics, vous pouvez ainsi obtenir les éléments d’arbitrage et prendre la bonne décision. Quand on connaît les coûts des erreurs dans ce domaine, il est bon de gagner en visibilité !
5. Dématérialisation totale
Il est maintenant possible de dématérialiser intégralement la paie. Entre les bulletins de paie, les DSN, les fichiers comptables ou de virement. Il n’est plus nécessaire de garder du papier. Outre le gain de communication et de fluidité, il est également un gain en résilience de votre entreprise : la reprise et la réutilisation des données s’en trouve très fortement augmentée.
6. Sécurisation
Saviez-vous que l’email était la principale, et la plus répandue, des failles en entreprise ? Or encore beaucoup trop d’entreprises échangent par mail des données confidentielles avec leurs prestataires ou leurs employés. Et souvent sans connaître les politiques de sécurisation de leurs prestataires informatiques.
L’avantage d’une solution de paie en Saas, c’est que la quasi totalité des échanges se font au travers d’outils intégrés et sécurisés sur des technologies à jour, régulièrement auditées et faisant l’objet de toutes les attentions du prestataire.
Autre avantage de cette sécurisation « native » : c’est que la maitrise de la donnée personnelle, obligatoire depuis la mise en application du RGPD, règlement général sur la protection des données, s’en trouve fortement améliorée. Vous avez ainsi toute la donnée sociale à un seul endroit et sous bonne garde !
Nous espérons que ces 6 raisons de dématerialiser votre paie vous ont donné envie de sauter le pas.
Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à nous contacter pour en parler !
