Depuis plusieurs années, l’ensemble de nos usages évoluent vers du tout numérique, avec des documents qui sont de plus en plus accessible de tout lieu et à tout moment. Depuis le 1er janvier 2017 et la loi Travail, le bulletin de paie dématérialisé, encouragé par les administrations, est également facilité pour les entreprises. Souvent plébiscité par les employés, la dématérialisation offre des avantages en matière de gestion, d’accessibilité et de stockage des fiches de paie. Dans cet article, nous allons vous présenter 5 questions essentielles sur la dématérialisation des fiches de paie, qu’il s’agisse de ses avantages, mais aussi, de ses aspects légaux et réglementaires, ou encore, de la facilité à passer à la fiche de paie dématérialisée.

Quels sont les avantages de la fiche de paie dématérialisée ?

Avant de nous attarder sur les autres questions, précisons tout d’abord que la fiche de paie dématérialisée présente des avantages à la fois pour l’entreprise et pour le salarié.

Pour votre entreprise :
Écologique : permet de réduire le papier et d’être plus respectueux de l’environnement
Pratique : Pour les RH, facile à consulter, à actualiser, à télécharger
Economie : fini les impressions, les copies en double, les enveloppes, les timbres, et l’archivage dans des dossiers stockés dans l’entreprise. Tout ceci est remplacé par des procédures d’envoi et d’archivage électroniques.

Pour vos employés :
Accès facilité : La fiche de paie est consultable de façon électronique en tout temps et en tout lieu, facile à consulter et à télécharger en cas de besoin.
Archivage sécurisé : La fiche de paie est sauvegardée de façon sécurisée, même après le départ de l’entreprise ou un déménagement.

Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire ? Ce que dit la loi Travail

Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas obligatoire, cependant sa mise en oeuvre s’est vu facilitée et réglementée par le décret n° 2016-1762 de la loi du 8 août 2016 (dite également loi Travail ou loi El Khomri).

Ce que dit la loi :

  • L’employeur n’a plus pour obligation de demander l’accord du salarié pour mettre en place le bulletin dématérialisé. Cependant, il doit l’en informer.
  • En effet, l’employeur peut mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie à condition de prévenir l’employé 1 mois à l’avance (dans le cadre d’un contrat en cours) et d’indiquer la date de début, ou dans le cadre d’une nouvelle embauche, à condition de le préciser au premier jours de l’embauche et de spécifier la date de début.
  • L’employé peut, s’il le souhaite, exercer son droit à continuer de bénéficier d’un bulletin papier (en lieu et place du bulletin électronique). Dans ce cas, il doit en formuler la demande. L’employeur aura 3 mois pour l’appliquer.

Fiche de paie dématérialisée : quelles précautions faut-il prendre ?

En tant qu’élément de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié, la fiche de paie est un document important, d’autant que l’employeur est tenu par la loi de strictement respecter plusieurs principes de sécurité et d’archivage :

  • Intégrité des données : le bulletin doit est rendu inviolable, par des moyens tels que la signature électronique, le hachage ou le cryptage.
  • Sécurité et confidentialité : la fiche de paie doit être conservée dans un espace sécurisé, soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié. dans le cadre où l’entreprise fait appel à une sous-traitance de ce stockage, elle doit également prendre en charge la continuation de ce stockage dans le cas où le sous traitant arrêterait son activité.
  • Connecté au CPA : les bulletins de paie dématérialisés peuvent être connectés à la plateforme du CPA (Compte Personnel d’Activité) de l’employé.

La fiche de paie dématérialisée peut-elle être envoyée à l’employé par email ?

Les envois mail ne sont pas considérés par la loi comme suffisamment sécurisés. L’archivage électronique respectant les règles que nous avons mentionné ci-dessous reste donc le seul moyen légal de stocker une fiche de paie.

Par contre, le mail peut permettre d’avertir l’employé de la disponibilité sur la plateforme d’archivage de son dernier bulletin.

Est-il difficile de basculer à la fiche de paie dématérialisée ?

Séduit par les avantages de la fiche de paie dématérialisé, vous vous demandez comment la mettre en place au sein de votre entreprise ?

Il vous suffit pour cela de faire appel à une solution de gestion de la paie disponible en ligne, en mode SAAS, c’est à dire, en Software as a service, sous forme d’abonnement mensuel.

  • L’avantage, c’est que votre solution est disponible en tout lieu et à tout moment, exactement ce qu’il vous faut pour respecter les obligations réglementaire de stockage des bulletin de paie dématérialisés.
  • De plus, un prestataire comme Listo Paye vous propose également la reprise de votre historique de paie, pour gagner un temps précieux sur la bascule à votre nouvelle solution.
  • Les autres avantages, c’est qu’une solution comme Listo Paye est une solution de gestion de la paie en ligne facile à mettre en oeuvre, avec des mécanismes d’édition de fiches de paie et de calculs quasi automatisés !
  • Quelques minutes suffisent pour commencer à éditer directement les bulletins de paie de vos employés, de façon facile et pratique !

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