Depuis le 1er janvier 2019, la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a remplacé les précédentes déclarations sociales et les signalements d’événements au titre de l’emploi des salariés. Il s’agit d’une déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie. On peut voir la DSN comme le dernier maillon du processus de paie.

Cependant, certains employeurs ne sont pas concernés, ils continuent donc à déposer une déclaration automatisée des données sociales unifiées ou DADS-U. En voici la liste :

  • Dans la fonction publique
  • Les particuliers employeurs
  • Si l’entreprise se situe dans une zone non concernée par la DSN
  • Si l’entreprise emploie des salariés hors périmètre de la DSN
  • Si leur établissement vient d’entrer en DSN et qu’ils n’ont pas pu transmettre les données des organismes complémentaires.

Après avoir rappelé la définition de la DSN et son utilité, nous verrons dans cet article quand la transmettre et comment la gérer. Nous terminerons par exposer les sanctions encourues en cas de manquement en matière de DSN.

DSN : De quoi s’agit-il ?

Depuis le 1er janvier 2019, la grande majorité des employeurs du secteur privé du régime général et du régime agricole, quelle que soit la taille de leur entreprise, doivent effectuer la DSN.

Cette déclaration permet aux employeurs de bénéficier des avantages suivants concernant leurs obligations sociales :

  • Simplification
  • Sécurisation
  • Fiabilisation

DSN : Définition

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est une déclaration unique, dématérialisée et mensuelle transmettant aux organismes sociaux les informations de tous les salariés de l’entreprise . Elle est utile pour le calcul des cotisations sociales, mais aussi pour informer ces organismes de différents événements liés à vos salariés (arrêt maladie, reprise de travail, fin de contrat etc.)

Pour effectuer une DSN, l’entreprise doit utiliser un outil de gestion de la paie adapté. Par conséquent, le logiciel doit être capable de traduire les informations figurant sur la fiche de paie en données DSN. Il existe également des solutions en ligne pour les entreprises qui ne veulent pas ou ne peuvent pas acquérir ce type de logiciel.

Important à savoir : la DSN se fait par établissement (numéro de SIRET) et non pas par entreprise (numéro de SIREN). L’employeur doit donc produire autant de DSN qu’il possède d’établissement dans son entreprise.

Objectifs de la DSN

Remplir et transmettre la DSN permet de répondre aux objectifs suivants :

  • Collecter les informations de la paie au sens large pour permettre le calcul et le paiement de toutes les cotisations sociales de l’entreprise
  • Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant les salariés de l’entreprise (leurs salaires et activités). Il s’agit des organismes suivants :
  • L’URSSAF
  • L’Assurance Maladie et le signalement d’événements tels que :
    • Arrêt maladie
    • Accident de travail
    • Maternité
    • …
  • Le Pôle emploi et le signalement d’événements comme :
    • Reprise du travail
    • Fin de contrat
    • …
  • Agirc-Arrco
  • Les organismes complémentaires de santé et prévoyance

DSN : quand la transmettre ?

On distingue deux types de DSN :

  • La DSN périodique, qu’il faut transmettre une fois par mois
  • La DSN signalement d’événement, qu’il faut transmettre dans les 5 jours suivants l’événement en question.

La DSN périodique

Cette DSN périodique doit être transmise chaque mois, pendant le mois qui suit la période d’emploi rémunérée. Selon la taille de l’entreprise, la date de transmission varie :

  • Au plus tard le 5 du mois suivant la période de travail rémunérée pour les entreprises de 50 salariés et plus.
  • Au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunérée pour les entreprises de moins de 50 salariés.

La DSN signalement d’événement

Entre deux DSN périodiques, l’employeur peut être amené à effectuer des DSN supplémentaires pour signaler les événements suivants :

  • Un arrêt de travail en cas de maladie, maternité, …
  • Une reprise de travail anticipée (avant la date de fin d’arrêt de travail initialement prévue)
  • Une fin de contrat de travail, quand un salarié quitte l’entreprise peu importe le motif.

DSN : comment la gérer ?

Comme pour la gestion de la paie, il existe trois méthodes pour effectuer la DSN :

  • Confier sa gestion à un tiers. Si vous externalisez la gestion de la paie auprès d’un expert-comptable ou d’un prestataire de paie, ils s’occupent également de la DSN.
  • L’effectuer vous-même directement sur le site net-entreprises.fr ou par l’intermédiaire de votre logiciel de paie compatible si vous gérez la paie en interne. Dans ce cas, il faut que le logiciel intègre une interface de programmation DSN. Si vous ne possédez pas de logiciel de paie, il existe différents services pour vous simplifier la DSN comme par exemple Tese (titre emploi service).
  • Utiliser les deux options précitées en utilisant une solution de gestion de la paie en ligne qui vous permet de réaliser vous-même certaines déclarations et d’en automatiser d’autres.

Contrôle et retours

Après sa transmission, la DSN subit plusieurs contrôles et le déclarant peut recevoir différents messages via son panneau d’administration DSN. Il faut veiller à bien prendre en compte ces retours et effectuer les mesures correctives nécessaires le cas échéant. Ceci afin d’éviter d’éventuelles sanctions.

DSN : quelles sanctions en cas de manquement ?

DSN : Absence, retard et oubli

Selon service-public.fr, l ’employeur qui ne transmet pas la DSN risque une pénalité de 17,14 € par salarié.

L’employeur qui transmet la DSN en retard ou oubli de déclarer un salarié, risque une pénalité de 51 € par salarié et par mois de retard (ou fraction de mois correspondante).

DSN : Inexactitude de la déclaration

De plus, l’employeur qui transmet une fausse déclaration risque une pénalité de 34,28 € par salarié.

L’employeur qui transmet de fausses informations concernant ses salariés risque une pénalité de 11,32 € par salarié.

Enfin, l’employeur dispose de 30 jours après la transmission de la DSN pour régulariser la situation et ainsi éviter la pénalité.

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