Que vous souhaitiez changer de prestataire de paie ou externaliser la paie de votre entreprise pour la première fois, les enjeux sont les mêmes : sécuriser le processus et assurer sa continuité.
Les dirigeants d’entreprise se montrent souvent réticents à effectuer ces changements qui engendrent souvent stress et inquiétude. Pourtant, changer de prestataire de paie permet en général de réduire les coûts et apporte plus de facilité et de sérénité dans la gestion de ce domaine crucial pour l’entreprise.
Pour vous aider à y voir plus clair :
- nous reviendrons d’abord sur la définition et les enjeux de la gestion de la paie,
- puis nous verrons les différents moyens de la gérer,
- ensuite, nous parlerons des meilleurs moments pour réaliser le changement de prestataire,
- enfin nous évoquerons comment changer de prestataire en pratique.
Gestion de la paie : Définition et Enjeux
La gestion de la paie consiste à rémunérer un salarié en contrepartie du travail qu’il fournit. Elle occupe donc une position centrale dans la gestion administrative du personnel. Par conséquent, elle incombe à la fois au service comptabilité et à celui des ressources humaines.
À noter que l’entreprise doit obligatoirement fournir une fiche de paie à chacun de ses employés et que le bulletin de salaire doit respecter des règles légales et conventionnelles.
Voici en quoi consiste la gestion de la paie pour une entreprise :
- Collecter les données liées à l’activité du salarié,
- Calculer sa rémunération, le prélèvement à la source et les diverses contributions/cotisations relatives au salaire,
- Produire les déclarations suivantes :
- La déclaration sociale nominative (DSN)
- La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Veille légale
Le cadre conventionnel et les évolutions de la réglementation de la paie évoluent en permanence, obligeant les entreprises à réaliser une veille légale pour garantir la conformité-paie (articles L3243-1 à L3243-5 du Code du Travail).
En cas de manquement, les entreprises encourent les risques suivants :
- Sanctions financière et administrative (et même pénales dans certains cas) en cas de contrôle de l’URSSAF
- Contentieux aux prud’hommes en cas de conflit avec un salarié
- Perte de temps lors des corrections
Changer de prestataire de paie : Quelles sont les solutions existantes ?
Pour vous aider à décider comment changer de prestataire de paie, nous vous présentons les trois solutions qui s’offrent à vous. En étudiant ces différentes options et en les recoupant avec vos propres objectifs, vous disposerez de toutes les cartes en main pour choisir la meilleure méthode de gestion de la paie pour votre entreprise.
La méthode externe et traditionnelle : le cabinet de gestion sociale
Confier la gestion de la paie à un expert-comptable ou à un cabinet de gestion sociale, regroupant des gestionnaires de paie et des juristes, permet d’externaliser complètement la gestion sociale de votre entreprise. Le cabinet gère les fiches de salaire, les DSN et la documentation sociale.
Vous devez lui transmettre toutes les données nécessaires et signaler les changements relatifs au personnel comme le recrutement ou les fins de contrat.
Si cette solution ne nécessite aucune compétence de l’entreprise en la matière, il faut transmettre les documents en temps voulu et vous n’avez aucun contrôle direct sur sa gestion. De plus, cette solution est la plus coûteuse.
La méthode interne : logiciel de paie avec licence
L’utilisation d’un logiciel de paie en interne permet à l’entreprise de gérer elle-même la paie. Traditionnellement, la solution est disponible sous forme de licence et installée sur les postes de l’entreprise. Ceci est une solution possible pour les entreprises qui ont les compétences nécessaires dans ce domaine et qui souhaitent disposer d’une mainmise totale sur la gestion de leur paie, depuis l’installation et la maintenance de la solution, jusqu’au stockage des fiches de paie. Ceci dit, ce type de solution tend à être de moins en moins utilisé, de par les coûts de gestion et d’entretien, au profit des logiciels de paie en ligne.
La solution mixte et moderne : logiciel de paie en mode SaaS
La dernière solution disponible est aussi la plus récente : opter pour une semi-externalisation de la paie en utilisant un logiciel de paie en ligne en mode Saas.
Ce type de solution est généralement facile d’accès, avec des interfaces simplifiées et une assistance en ligne.
Avec le logiciel de paie en mode SAAS, l’éditeur prend en charge le fonctionnement de la solution, à charge pour lui de la rendre disponible à tout moment via Internet. Il est également garant de son maintien, de sa sécurité, et de l’hébergement et de la sauvegarde des données.
Quand changer de prestataire de paie ?
Vous êtes décidé à changer de prestataire de paie ou à sauter le pas vers l’externalisation ? Nous allons maintenant voir le meilleur moment pour effectuer ce changement.
Au 1er Janvier ?
Historiquement, il était conseillé de changer de prestataire de paie au 1er janvier pour les raisons suivantes :
- Facilité de reprise en début d’exercice civil (en cas de reprise en cours d’année, le nouveau prestataire doit parfois reproduire les bulletins à compter du 1er janvier de l’année en cours)
- Éviter de régler au nouveau prestataire des frais de reprise (pratique courante dans les cabinets de gestion sociale)
Bon à savoir : si vous souhaitez résilier la mission sociale au 31 décembre, il faut prendre en compte le délai de préavis (généralement de 3 mois pour les experts-comptables et les cabinets en gestion sociale). Par conséquent, vous devez faire parvenir votre courrier en recommandé avec accusé de réception avant le 30 septembre. Si vous vous y prenez trop tard, vous risquez de devoir vous acquitter de pénalités pour non-respect du préavis.
À n’importe quel moment de l’année
Désormais, avec des solutions de gestion de la paie en ligne comme Listopaye, vous pouvez changer de prestataire ou de logiciel à n’importe quel moment de l’année !
En effet, un logiciel comme Listo permet à ses clients de migrer leur solution de paie à n’importe quel moment dans l’année. Cela est dû aux dernières technologies mises en place qui permettent de reconstruire l’historique de chaque salarié dans Listo.
Comment changer de prestataire de paie en pratique ?
Pour assurer parfaitement la continuité de la gestion de la paie, voici 4 points essentiels à considérer :
- Récupération des données de la paie.
Voici les documents qu’il vous faudra fournir au nouveau prestataire de paie :
- Les fiches de paie des salariés au cours de 12 derniers mois
- Les 12 ou 24 DSN
- Les exports d’état des charges et cotisations des 2 derniers mois
- Les provisions de congés payés
- Les informations nécessaires et absentes de la DSN comme les RIB des salariés
2. Définir un délai suffisant : certains prestataires effectuent les migrations plus rapidement que d’autres
3. Définir une date de migration cohérente et réaliste : plus l’entreprise est importante, plus le temps passé est important (et donc le coût)
4. Mettre en place un rétro planning détaillé permettant au client de savoir où en est la migration.
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