« On ne tue pas un moustique avec un canon. » – Confucius –
Choisir sa solution de paie nécessite de connaître les différents types de solutions et le mode d’organisation que vous souhaitez avoir. Le problème quand on est un entrepreneur, gérant d’une TPE ou PME, c’est qu’on a rarement le temps ou les compétences pour analyser ces éléments. Chez Listo on discute beaucoup avec les entrepreneurs, et c’est pourquoi nous vous proposons ces 5 points pour choisir la bonne solution de paie en Saas.
C’est quoi une solution de gestion de la paie en Saas ?
Question moins bête qu’il n’y paraît car dans le domaine, il est parfois difficile de s’y retrouver. Alors avant de vous parler des critères, entendons nous bien sur ce qu’est un Saas de la paie (et ce qui n’en est pas).
Un Saas (Software as a service, ou logiciel en temps que service) est une solution logiciel dont les fonctions cœur sont intégralement disponibles en ligne. Le terme « intégralement » est important car pas mal de solutions tentent de se faire passer pour un Saas en digitalisant une partie de leur interface, mais sans mettre à disposition le cœur du métier : le calcul social. Or c’est bien cela l’avantage du Saas : donner à disposition le logiciel dans son intégralité. C’est important de le comprendre pour pouvoir apprécier les critères de sélection d’une solution de la paie en Saas, que nous allons vous détailler juste après : disponibilité, immédiateté, flexibilité et coût ?!
En deuxième lieu, pour être un logiciel de paie en ligne il faut que la solution et son éditeur soient référencés par net-entreprise au sein de sa charte des éditeurs de paie. Pourquoi ? Car depuis 2017, les charges sociales se déclarent obligatoirement via la DSN en format dématérialisé, mensuellement et détaillé par employé. Cette DSN nécessite une solution de paie signataire de la charte des éditeurs de solution de paie Net-entreprise. Donc pour que votre solution soit bien une solution de paie, elle doit être référencée sur cette charte. Si elle ne l’est pas, ce n’est pas un logiciel de paie, mais un « simple » service de gestion de la paie (qui utilise, lui, un logiciel de paie, en ligne ou pas).
Une fois certain que vous avez bien affaire à un Saas, et à une vraie solution de gestion de la paie, voici les critères de sélection.
Avec ou sans SIRH, combiné ou pas ?
Il faut ensuite distinguer la gestion de la paie du SIRH. Même si les définitions changent selon les contextes, dans le cadre du choix d’une solution de paie, il est important de les distinguer. Pourquoi ? Car une solution de gestion de la paie se chargera de calculer les données de la paie, quand un SIRH se chargera de les collecter et de les mettre à disposition.
Différence entre un SIRH et une solution de paie
Ainsi un SIRH sera une entité de gestion de la complexité organisationnelle d’une entité. Son but sera de rendre la saisie de la données, sa validation et sa compilation le plus efficace possible. Une solution de paie aura pour objet principal d’intégrer la complexité réglementaire (le droit du travail) pour effectuer des calculs sur les données RH.
Ce sont donc deux métiers bien distincts, qui nécessitent des compétences distinctes, des expertises distinctes, des architectures et des technologies distinctes. Les coûts, les fonctionnalités proposées et donc les offres sont donc différentes.
SIRH + paie, ou pas ?
Dans le cadre d’une solution de paie en Saas, vous l’aurez compris, l’intérêt est donc bien de « mixer » le SIRH et la paie. Ainsi on peut collecter des données en temps réel, les faire valider et les calculer instantanément. Mais attention, le SIRH et la paie répondent à des besoins différents. Le risque de mélanger les deux peut mener à une mauvaise adéquation de votre besoin et de la solution.
Veillez donc à choisir une solution bien adaptée à votre besoin SIRH : si vous êtes une TPE ou bien un mandataire, inutile de prendre une offre sur-dimensionnée dont vous n’utiliserez que 20%. De même pour la gestion de la paie : inutile de prendre une solution qui gère tous les cas de calcul des 1000 conventions collectives de France si vous n’en utilisez que 0,3%.
Nous vous recommandons donc de bien séparer le choix de votre SIRH de celui de votre solution de gestion de la paie. Et nous vous recommandons de commencer par choisir une solution de paie, puis, dans un second temps, de choisir le SIRH adapté. Vous veillerez « simplement » au fait que les deux solutions communiquent le mieux possible !
Par exemple, Listo propose un SIRH intégré adressé aux besoins de mandataires de TPE, PME. Si vos besoins en SIRH sont plus importants, alors nous vous recommandons d’utiliser un SIRH adapté à vos besoins. Listo peut se connecter à lui pour en calculer les données et faire votre paie.
Multi-conventions collectives ou spécialiste ?
Si vous vous tournez vers une solution de gestion de la paie en Saas, et qu’elle soit combinée ou non avec un SIRH, se pose la question du nombre de règles métier qui sont maîtrisées par la solution. Ces règles de calcul sont celles du droit commun, mais surtout de la convention collective de votre secteur d’activité. Et dans ce domaine, le mieux est souvent l’ennemi du bien.
Une solution de paie qui maitrise toutes les règles et cas de toutes les conventions, coûtera très (très) cher, et sera donc très complexe à utiliser. Ces solutions sont d’ailleurs souvent réservées à des cabinets d’experts de la paie, et ne sont donc pas accessibles à tous. Elles ne sont donc pas des Saas, accessibles à tous.
Pour bien choisir là dessus, c’est également une question de besoin et de donc de la complexité de votre social. Il est ainsi préférable de choisir une solution spécialisée qui maîtrisera les règles de calcul de votre convention collective.
Ainsi chez Listo, nous nous sommes pour le moment spécialisé sur une convention collective à la fois, et nous avons commencé par la convention « Syntec » des bureaux d’études. Nous maîtrisons ainsi un périmètre très adapté à nos clients, des Mandaires/ TPE / PME du secteur du numérique. Ce que nous ne voulons pas faire, nous ne le faisons pas.
Pour conclure : préférez une offre bien adaptée à vos besoins plutôt qu’un super-généraliste mal ajusté.
Prise en main et ergonomie
Un Saas se doit d’être simple à l’utilisation. C’est le sens de son accessibilité. Un Saas suppose donc une prise en main rapide et intuitive. Si dans la paie cela reste encore une gageure car le métier est complexe, les récents progrès en ergonomie et en étude de l’expérience d’utilisation permettent aujourd’hui de répondre à ce besoin.
Ainsi une solution Saas doit permettre à son utilisateur de comprendre comment elle fonctionne sans manuel ni formation. C’est aussi le sens d’avoir une solution spécialisée dans la paie : il est en effet plus facile pour l’utilisateur de la maîtriser car les cas d’usage restent simples.
C’est également l’avantage d’une solution de paie en Saas : proposer un service d’assistance intégré et en temps réel. Si un blocage survient, des ressources d’aides spécifiques existent et sont disponibles, voire un service de support en temps réel.
Tarification
Les offres de paie sur le marché ont des systèmes de tarification très variables. Traditionnellement, les services proposés fonctionnaient, et fonctionnent encore, sur un principe d’événement et d’exception : dès que vous avez un événement qui se produit, tel qu’un début de contrat, vous êtes facturé en plus d’un forfait de base. Ce fonctionnement est compréhensible dans la mesure où le service n’est pas automatisé. En effet, dans ce cas, chaque opération coûte.
Dans le cas du Saas, et donc de l’intérêt d’avoir l’intégralité de la ressource logiciel en ligne (et non pas seulement quelques interfaces), c’est d’automatiser les processus. Ainsi, une fois un processus automatisé, le rejouer coûte de moins en moins cher. Il est donc possible d’avoir une approche intégralement forfaitaire. Tout est intégré dans un forfait unique car les opérations et processus inclus sont très précisément maîtrisés.
Pour vous, c’est aussi l’assurance d’une excellente visibilité financière : vous savez que pour un forfait donné vous avez accès à toute la ressource nécessaire pour la gestion de votre paie. Ainsi, chez Listo, nous faisons tout pour garder ce système de forfait unique, si confortable et apprécié par nos clients.
Mises à jour gratuites
Cela semble évident dans le monde du Saas, mais comme la très grande majorité des solutions de paie actuellement ne sont pas des Saas, il est important de rappeler cette évidence : un Saas propose ses mises à jour gratuitement. Si ce n’est pas le cas : ce n’en est pas un, c’est une solution « cloudisée ».
Les solutions « cloudisées » sont des solutions traditionnelles hébergées sur un serveur cloud, ou accessible en public. Si techniquement cela se rapproche du Saas, il manque cette notion de mises à jour intégrées pour que cela en soit réellement.
Assurez vous donc que les mises à jour soient inclues dans votre solution de gestion de la paie en Saas.
Accessibilité et disponibilité
Autre évidence, mais qu’il est parfois bon de rappeler : un Saas se doit d’être accessible sans matériel ni logiciel particulier sinon un PC, tablette ou smartphone équipé d’un navigateur internet (pas trop obsolète ?). Si vous devez télécharger et installer un programme pour accéder aux fonctionnalités cœur de la solution : ça n’est pas un Saas. En soit ce n’est pas grave, mais cela veut dire que cette solution est bien moins accessible.
Ce critère d’accessibilité est important pour ne pas avoir à changer ou faire évoluer son matériel ou ses logiciels spécifiquement pour cette solution de gestion de paie. C’est aussi le gage de pouvoir se connecter à tout moment et de n’importe quel endroit du globe !
Ainsi pour Listo, nous proposons notre solution de paie en Saas sur MAC (MacOS 10.13 et supérieur) ou PC (Windows 10), avec une préférence pour le navigateur Chrome (version 68 et plus) et sur les écrans suivants : 1024 par 768pixels (XGA-Ipad), 1366 par 768 pixels (WXGA-tablet), 1280 par 800 pixels (WXGA-netbook), 1366 par 768 pixels (WXGA-ultrabook), 1280 par 1024 pixels (SXGA- petit PC de bureau), 1680 par 1050 prixels (WSXGA – grand écran de bureau).
Cela vous laisse donc une grande latitude d’utilisations et de moyens possible d’accès.
Fonctionnalités
Comment ne pas parler des fonctionnalités en critère de choix de votre solution de paie en Saas ? Mais cela devrait faire l’objet d’un article à part entière (à venir). Le sujet étant très vaste, et cet article déjà long (brave d’être arrivé jusque là !). Une fois que chaque partie de cet article vérifié, c’est bien évidemment sur la pertinence (et non le nombre) des fonctionnalités que votre choix devra se faire.
Le meilleur moyen de procéder, et évidemment de ne pas faire un comparatif « brut » des fonctionnalités, mais plutôt de lister ce que vous faites actuellement, et ce que la solution devra donc vous proposer. Sinon cela risque de faire comme au supermarché sans liste de courses : vous repartez avec tout ce que vous ne souhaitiez pas acheter au lieu de vous focaliser sur l’essentiel. ☹️
Nous vous invitons à prendre 5 minutes et à noter les 5 opérations qui vous prennent le plus de temps dans votre processus de gestion de la paie. La solution que vous choisirez devra vous proposer des fonctionnalités pour optimiser ces tâches.
Support et / ou service social
Et enfin et pour conclure, le choix d’une solution de gestion de la paie en Saas devra se faire prioritairement sur la qualité du support et de l’assistance. Car même en ayant un logiciel de paie en Saas simple et efficace, quand on fait sa paie en fin de mois, on a pas forcement envie de chercher une réponse ou une fonctionnalité. Bénéficier d’une oreille disponible et attentive à ce moment est donc appréciable !
Chez Listo, nous avons nos propres équipes de gestionnaires de paie et de juristes en droit social pour vous accompagner. Et si nous ne pouvons pas répondre, nous vous mettons en relation avec le bon interlocuteur. Nous vous proposons aussi une multitude de moyens de contact : téléphone, mail, tchat, ou Slack (si vous l’utilisez). Aucune excuse donc ! ?
