Logiciel en mode SaaS : qu’est-ce que c’est ?
Avant de nous attarder sur le sujet de la paie en mode SaaS, nous allons définir ce qu’est un logiciel en mode SaaS en général.
A l’origine, un logiciel est un programme que l’on installe et déploie sur une machine afin d’exécuter un certain nombre de fonctionnalités et services. De ce fonctionnement des logiciels découlait tout un processus incluant la maintenance du fonctionnement du logiciel, ses mises à jours, avec un business model associé.
Aujourd’hui, le mode SaaS change la donne. SaaS signifie en anglais “Software as a service”, traduit en français par “logiciel en tant que service”. Il faudrait plutôt entendre par là, l’accès à un service en ligne qui rempli les mêmes fonctionnalités qu’un logiciel.
Logiciel de paie en mode Saas : quels avantages ?
Dans le tableau ci-dessous nous allons comparer les différences entre un logiciel traditionnel et un logiciel en mode Saas.
Ces différences et atouts s’appliquent aux logiciels de gestion de la paie, comme à la majeure partie des logiciels dans les autres domaines.
Mode traditionnel
Mode Saas
Contrôle de l’infrastructure
Oui
Non
Coûts initiaux
Investissement + installation et paramétrage machines
Pas d’investissements initiaux
Business Model
Achat de licences
Renouvellement de licences
Paiement des nouvelles versions et mises à jour
Coûts lissés dans un paiement mensuel et par utilisateur, mesure des coûts facilité
Facilité d’utilisation
Interface plus ou moins complexe
Formations possibles avec surcoût
Interfaces Saas plus simples et ergonomiques
Des logiciels pouvant généralement être pris en main sans formation
Matériel
Nécessité de disposer d’un matériel compatible et à jour
Versatilité de matériels et de supports capables de faire fonctionner le logiciel en mode Saas
Accessibilité
Faible flexibilité / accès lié à une machine physique
Flexibilité de lieu, de temps et de support pour l’utilisation du logiciel
Maintenance et indisponibilité
Maintenance du logiciel et maintien en conditions de fonctionnement à assurer en interne par l’entreprise
Indisponibilité possible
Maintenance inclut, tout compris et assurée directement par l’éditeur, sans temps d’indisponibilité
Sécurité informatique
Investissements, contrôles et maintien en condition de sécurité à assurer en interne
Sécurité de l’application et des données de l’application prise en charge par l’éditeur
Au vu du tableau ci-dessous, il est facile de voir que le mode Saas ne possède que des avantages, si ce n’est que l’éditeur est le seul maître du contrôle de l’infrastructure du logiciel.
Mais lorsqu’on est une entreprise dont le coeur d’activité n’est pas lié à l’IT, déléguer la maintenance, le maintien en fonctionnement, la réalisation des mises à jour et la sécurité du logiciel permet de limiter les coûts et investissements matériels et logiciels, mais aussi, les besoins en ressources humaines informatique.
Logiciel de paie : pourquoi le choisir en mode Saas ?
Nous venons de voir les nombreux avantages qu’impliquent le mode Saas pour un logiciel.
Sur le plan stricte de la paie, outre les avantages économiques, techniques et de gestion, il peut être intéressant de choisir un logiciel de paie en mode Saas pour répondre à 3 besoins :
- la flexibilité de l’accès,
- la collaboration possible entre les gestionnaires de paie ou avec les prestataires sous-traitants
- la possibilité apportée par le Saas de procurer une expérience paie plus riche et décuplée.
Accès distant et flexible à la solution de paie : un avantage dans l’air du temps
Tandis que les employés des entreprises travaillent de plus en plus dans des conditions changeantes (que ce soit dans des locaux partagés, de coworking, en déplacement, ou en télétravail), la capacité pour l’entreprise de procurer un accès distant à un logiciel de gestion vital qu’est le logiciel de paie permet de garantir une résilience et une capacité d’adaptation plus importante à la structure.
Cela peut être utile par exemple lors d’une crise sanitaire telle que celle qui s’est produit au printemps 2020 avec le virus covid 19.
Logiciel de paie en mode Saas ou externalisation, faut-il choisir ?
Certain opposent logiciel de paie en mode SAAS et externalisation, alors qu’il faudrait presque davantage les associer. Avant tout, le mode Saas concerne le type d’outil utilisé pour réaliser sa paie en interne, tandis que l’externalisation, ce n’est plus recourir à un logiciel pour réaliser sa paie, mais confier sa paie tout entière à un prestataire.
Ce qu’il convient cependant de relever, c’est que si vous externalisez la paie, il peut être intéressant que votre prestataire utilise une solution de gestion de la paie en mode Saas.
En effet, il sera de fait beaucoup plus facile pour lui et pour vous de collaborer ensemble à la gestion de cette paie. Par exemple, votre prestataire peut configurer, dans une solution comme Listo Paye, la gestion de la paie de vos employés, et selon les termes définis entre vous et lui, il vous est possible d’accéder à distance à cette gestion, soit pour apporter une relecture, des corrections, ou soit pour récupérer vous même des ressources dont vous pourriez avoir besoin.
Le saas : des facilités de collaboration également en interne
De la même manière, il peut être intéressant de relever que en interne, un logiciel de paie en mode saas apporte des facilités de collaborations pour l’ensemble de vos employés qui participent à l’élaboration ou à la gestion de la paie.
– En effet, quelle que soit la localisation géographique de vos employés, tous accèdent aux mêmes services et aux mêmes informations, hébergées dans une base de données distante.
– De plus, en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un employé, les remplaçants ou collaborateurs peuvent accéder au logiciel sans avoir à utiliser l’ordinateur de la personne absente.
Logiciel de la paie en mode Saas : une nouvelle expérience paie possible
Enfin, toujours dans le cadre des avantages du mode Saas pour un logiciel de gestion de la paie, il est important de mentionner l’expérience paie. Cette notion, qui connaît une popularité grandissante, fait référence aux interactions entre l’employeur et ses salariés au sujet de la paie.
En effet, une solution de gestion de la paie en mode Saas telle que Listo Paye permet d’offrir des services qui participent à l’expérience paie des employés, tels que la possibilité pour les employés de télécharger eux-même leurs documents liés à la paie sur une plateforme en ligne, ou encore, de renseigner certaines informations participant à l’élaboration des fiches de paie de façon autonomes, comme par exemple, le renseignement des dates de congés directement par les employés via une application dédiée.
Ainsi, que l’on souhaite externaliser sa paie, ou la gérer en interne, un logiciel de la paie en mode SaaS ne présente que des avantages:
- Particulièrement dans l’air du temps, favorisant la mobilité des employés, le télétravail,
- Favorisant la collaboration au sein de l’entreprise ou éventuellement avec les prestataires externe,
- Le Saas pour la gestion de la paie représente l’avenir, notamment grâce à la possibilité, via l’accès distant et collaboratif, d’enrichir l’expérience paie entre les employeurs et leurs salariés.