Bien souvent involontaires, les erreurs sur les fiches de paie sont fréquentes. Pour un employeur qui réalise ses premières fiches de paie, la pression est importante. En effet, des erreurs dans les fiches de paie peuvent avoir des conséquences sur la relation avec les employés. De plus, elles peuvent entraîner des pénalités de diverses natures, sous la forme d’amendes, de sanctions ou de contentieux juridiques.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur 5 erreurs que l’on retrouve fréquemment sur les fiches de paie. Nous allons vous expliquer, pour chacun de ces erreurs, les enjeux pour l’employeur, les pénalités éventuelles, et enfin, les façon de diminuer ou de supprimer le risque.

Même si les erreurs humaines peuvent être évitées par une plus grande vigilance, vous découvrirez que le recours à des outils ou à des aides extérieur permettent également d’apporter une solution et de réduire les risques.

Premières fiches de paie : erreur n°1 : Attention aux erreurs liées aux cotisations et aux contributions sociales

A quoi faire attention :
Les barèmes des taux de cotisations sociales changent tous les ans, et sont sujets à de fréquentes réformes. De ce fait, un calcul manuel autonome de ces cotisations représentent un risque élevé d’erreurs pour l’employeur.

Pourquoi c’est important :
Si les erreurs sont corrigées par l’employeur au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial ou si le versement régularisateur est inférieur à 5% du montant total des cotisations initiales, elles ne font pas l’objet de pénalités de retard ou de majorations. En revanche, s’il s’agit d’une régularisation de cotisation suite à un contrôle Urssaf, une mise en demeure sera adressée à l’employeur. En fonction de la situation et du caractère délibéré ou non de l’erreur, des pénalités, majorations ou sanctions peuvent également être appliquées.

Comment fiabiliser : le recours aux services d’un expert-comptable, qui va procéder à ces des vérifications, et / ou l’utilisation d’un logiciel de paie, permettant un calcul automatique de ces taux de cotisations, permet de fiabiliser ce type de données.

Premières fiches de paie : erreur n°2 : Attention aux erreurs concernant la convention collective de l’entreprise

A quoi faire attention :
Une absence de la convention collective sur la fiche de paie constitue une faute en elle-même puisque selon l’article R. 3243-1 du Code du travail, tout bulletin de paie doit comporter la mention de la convention collective de l’entreprise. Il est également possible pour l’employeur de faire une erreur en renseignant une convention collective différente de celle de l’entreprise.

Pourquoi c’est important :
Si l’employé parvient à prouver l’existence d’un préjudice subi, l’absence de mention de convention collective ou une erreur de convention collective peut entraîner le versement de dommages et intérêts par l’employeur,

Comment fiabiliser : Une vigilance accrue au moment de compléter les informations concernant votre conventions collective est importante. Vérifiez la convention et les accords collectifs de branche, qui peuvent prévoir des modalités d’information différentes.

Premières fiches de paie : erreur n°3 : Attention aux informations liées à la DSN

A quoi faire attention :
Vérifiez la qualité des informations déclarées en DSN, et notamment,s’il y a une bien une cohérence entre les bases de cotisations individuelles, et si les rubriques qui devraient être identiques portent bien les mêmes montants.

Pourquoi c’est important :
L’Urssaf est assez regardant sur les erreurs liés à la DSN, car elles impactent directement les droits à la retraite des salariés. En 2018, l’Urssaf avait ainsi lancé une opération de sensibilisation, adressée aux cotisants et aux experts-comptables, pour avertir de la sévérité des impacts liés à ce type d’erreurs.

Comment fiabiliser :
Outre des éventuels contrôles manuels, ce qui permet d’assurer la qualité des informations liées à la DSN, c’est la fiabilité et le paramétrage de votre logiciel de paie, qui doit répercuter et intégrer toute modification de paie et création de rubriques nécessaires.

Premières fiches de paie : erreur n°4 : Attention aux erreurs liées au temps et à la présence en entreprise

A quoi faire attention :
Vérifiez la bonne comptabilisation des heures travaillées au taux normal, des heures supplémentaires, des congés, ou encore des arrêts maladie.

Pourquoi c’est important : Ces erreurs impactant directement la rémunération des salariés, elles doivent faire l’objet d’une régularisation, soit sous la forme d’une retenue sur salaire, dans le cadre d’un trop perçu par le salarié, soit sous la forme de rappels de salaires, qui peuvent dans certains cas mener à un litige en prudhommes ou à un versement de dommages et intérêts.

Comment fiabiliser : Utiliser un logiciel de paie qui permet une centralisation des données et une réduction des saisies, diminuant par là même le risque d’erreurs liées aux saisies multiples ou à un oubli de renseignement.

Premières fiches de paie : erreur n°5 : attention à la durée de conservation des fiches de paie

A quoi faire attention :
Veillez à pouvoir conserver les fiches de paie de votre salarié pendant 5 ans et plus.

Pourquoi c’est important :
A tout moment, un ancien salarié est en droit de vous demander une copie d’une fiche de paie, jusqu’à 5 ans après le départ de celui-ci de l’entreprise. Ainsi, si le salarié reste 5 ans dans votre entreprise, les fiches de paie doivent être conservée 10 ans.

Comment fiabiliser :
S’assurer de la méthode de conservation des fiches de paie, qu’il s’agisse d’une conservation physique ou digitale. En effet, cette conservation doit permettre de garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des bulletins de paie. S’assurer également de la fiabilité de l’accès à cette consultation, et de la procédure mise en place avec les salariés pour en obtenir l’accès.

Qu’il s’agisse de votre saisie, du calcul de vos taux de cotisation, ou des informations liées à la DSN, la solution Listo Paye vous accompagne l’automation de votre bulletin et la réduction au maximum du risque d’erreur.

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