Depuis le 1er janvier 2016, tous les employeurs sont tenus de proposer à leurs salariés une complémentaire santé collective, autrement dit, une mutuelle, et ce, dès le premier salarié. Entre le choix de l’organisme, des garanties et des prestations, l’arbitrage peut s’avérer complexe pour le nouvel employeur, qui se retrouve face à une multitudes de possibilités. D’autant plus difficile qu’il faut également prendre en compte la nécessité de satisfaire au mieux le plus grand nombre de ses salariés. Dans cet article nous vous apportons des éléments de réponse pour faire vos propres arbitrages. Découvrez des bonnes pratiques et des conseils, le tout accompagné par une check-list prêt-à-utiliser : 10 questions pour bien choisir la mutuelle obligatoire de vos premiers salariés.
Complémentaire santé collective : aspects réglementaires
En premier lieu, il convient de rappeler les aspects réglementaires liés à la mise en place de cette complémentaire santé collective au sein de l’entreprise.
- Depuis le 1er janvier 2016, la complémentaire santé collective doit obligatoirement être proposée par l’employeur à ses salariés en complément des remboursements de la sécurité sociale, et ce quel que soit le nombre de salariés de l’entreprise.
- L’employeur a pour obligation de prendre à sa charge au minimum 50 % de la cotisation de cette complémentaire santé. Il lui appartient s’il le souhaite de prendre en charge jusqu’à 100% de cette complémentaire.
- La mise en place de cette complémentaire santé doit être effectuée dans le respect de certaines procédures :
- soit en s’appuyant sur la convention collective de l’entreprise
- soit au moyen d’un accord référendaire avec les salariés de l’entreprise
- soit par décision unilatérale du dirigeant
Complémentaire santé collective : quels avantages pour l’employeur ?
Au-delà des aspects réglementaires que nous venons de mentionner, il faut également souligner que le choix d’une bonne complémentaire santé pour ses salariés équivaut également à certains avantages pour l’employeur :
- il est possible de bénéficier des exonérations de charges sociales sur le montant de la cotisation prise en charge par l’employeur, dans le respect de certaines règles (complémentarité avec la sécurité sociale, participation effective et uniforme de l’employeur pour tous les salariés, garanties applicables aux salariés sans distinction d’âge, de date d’embauche, de nature du contrat ou de temps de travail)
la santé des employés et leur bien-être influent directement sur leur productivité. Il est donc important d’inciter le salarié à mener une vie saine et de lui octroyer une prise en charge efficace sur le plan de la santé. Par ailleurs, cela permet également de réduire le coût de l’absentéisme au travail.
Complémentaire santé collective : les critères de choix
En matière de complémentaire santé collective, il y a trois types de choix à faire :
Le choix de l’organisme (quand il n’est pas imposé par la convention collective).
On peut distinguer les critères de choix suivant :
- le type d’organisme (institution de prévoyance, mutuelle, mutuelle d’assurance, société d’assurance, à but lucratif ou non lucratif)
- la solidité financière de l’organisme
- son expérience et son expertise
sa capacité à prodiguer du support et du conseil
Les besoins des salariés:
Le meilleur choix de complémentaire santé collective, c’est le choix d’une complémentaire qui va réussir à répondre aux besoins de ses salariés de la façon la plus adéquate possible.
Il est donc important d’identifier les éléments suivants :
- soins les plus fréquents
- soins les plus déterminants
- soins les plus utiles
Il est bien entendu plus facile d’identifier ces besoins en consultant directement ses employés sur le sujet
Les niveaux de garanties et de services
Il s’agit bien entendu de l’élément le plus complexe à arbitrer, car comportant une multitude de critères, qu’il faut pouvoir comparer efficacement entre les différents organismes et les différents niveaux de protection.
A titre informatif, voici quelques exemples :
- conditions d’ouverture des droits
- modalités de prise en charge
- délai de carence
- maintien éventuel de la couverture (retraite, chômage)
- revalorisation des prestations
- modalités de résiliation
Checklist : 10 questions pour bien choisir la mutuelle obligatoire de vos premiers salariés
Enfin, chose promise, chose due : découvrez ci-dessous une check-list avec les recommandations de Listo, pour vous faire gagner du temps et vous éviter les erreurs les plus communes :
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- Avez-vous considéré tous les moyens à votre portée pour sélectionner la complémentaire ? (convention collective, courtier, recherche en ligne?)
- Le contrat est-il facilement accessible et exploitable ? (pavé de 500 pages, ou PDF sur un espace en ligne privé?)
- La souscription au contrat est-elle facilité ? (signature papier, signature en ligne?)
- Par quels moyens la complémentaire met-elle à votre disposition les éléments à communiquer à vos salariés ? (espace en ligne, livret d’information pdf, livret d’information papier)
- Comment est-on averti des mises à jours ? (courrier papier, email, notification en ligne?)
- Les modifications de contrat sont-elles possibles ? Sont-elles faciles ? (changements d’adresses, changement d’options ?)
- Comment se gèrent les cas d’exception ? (rattachement de votre employé à la mutuelle du conjoint ? cohabitation avec une complémentaire santé individuelle ?)
- La résiliation du contrat est-elle facile ? Sous quelle forme est-elle effectuée ? (courrier papier, courrier recommandé, résiliation en ligne?)
- Avez-vous ajouté un évènement dans votre agenda à la date anniversaire des contrats afin de les renégocier ?
- DSN : L’organisme fournit-il bien et met-il bien à jour les Fiches de paramétrage en ligne sur net-entreprise ?
Ce dernier point est crucial : le niveau d’intégration avec la DSN, le standard dématérialisé de Déclaration Sociale est primordial pour obtenir et mettre à jour les bons taux contractuels au risque de le faire à la main … et d’oublier de le faire !
Beaucoup d’Organismes Complémentaires ont parfois beaucoup de mal à communiquer les fiches de paramétrage qui permettent cette mise-à-jour automatique des taux de cotisations, et surtout à les maintenir à jour. Attention donc !
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