La fiche de paie concentre l’intégralité des données sociales concernant la collaboration d’un employé avec son employeur. Elle permet également d’appliquer les taxes sociales. La fiche de paie est ainsi obligatoirement communiqué à l’employé. Les mentions qui y figurent sont réglementées.
Génération de la fiche de paie
Tout contrat de travail ouvrant droit à rémunération doit être suivi de fiches de paie. Cela est valable pour tous les types de contrat (CDD, CDI, contrat de professionnalisation, …), formes de rémunérations (temps plein, temps partiel, …) ou autres dispositions spécifiques. Une fiche de paie doit ainsi être généré au moins une fois par mois.
La loi ne considère aucune forme particulière pour la fiche de paie. Celle ci peut ainsi être édité sur tout type de support et au moyen de n’importe quel outil (imprimé, manuscrit).
Communication de la fiche de paie
L’employeur doit ainsi communiquer régulièrement une fiche de paie à ses salariés. Il peut le faire sous trois formes : en main-propre, par courrier postal, ou sous forme dématérialisée. A noter que pour la forme dématérialisée, le salarié doit avoir remis son accord explicite pour recevoir sa fiche de paie en ligne.
Sauvegarde et archivage de la fiche de paie
La fiche de paie doit également être éditée en deux exemplaires : un pour l’employeur, qui doit la conserver au moins cinq années (il est recommandé de la garder à vie), et l’employé. A noter que rien n’oblige l’employeur à remettre une archive de la fiche de paie à un ex-employé dans le cas d’une perte. La conservation de la fiche de paie doit donc faire l’objet d’un soin particulier.
Obligations légales sur la fiche de paie
Pour qu’une fiche de paie soit valide, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, à savoir :
- Nom de l’employeur
- Adresse de l’employeur
- Désignation de l’établissement
- Code APE ou code NAF
- Numéro SIREN de l’employeur
- Intitulé de la convention collective applicable au salarié
- Nom du salarié (ex : Dupont)
- Emploi du salarié (ex : Ingénieur du son)
- Position de classification conventionnelle (ex : CLASSIFICATION : SALARIE – CADRE ; CATÉGORIE : INGÉNIEURS ET CADRES – 2-1)
- Période et nombre d’heures travaillées en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires
- Nature et volume du forfait (ex : (ex : MODALITÉ STANDARD 1610,00 HEURES)
- Base de calcul du salaire
- Variations du salaire en fonction des cotisations
- Rémunération brute de l’employé
- Nature et montant des autres versements et retenues
- Salaire net effectivement reçu par l’employé
- Date de paiement du salaire
- Dates de congé
- Montant des indemnités de congés payés
- Exonérations de cotisations et contributions sociales
- Montant total versé par l’employeur
- Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr,
- Mention pour informer le salarié de la nécessité de conserver les bulletins de paie.
