Définition de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La condition pour embaucher du personnel est de réaliser une DPAE : l’employeur devra remplir un document « Cerfa » dans son entreprise et l’adresser à des organismes de protection sociale sous peine d’être redevable de pénalités. Cette déclaration est nominative, c’est à dire qu’elle désigne un salarié en particulier, en l’occurrence « le salarié à recruter ». Cette déclaration est obligatoire pour certaines associations et toutes les sociétés depuis le 1/09/1993.

Précision d’importance : la DPAE n’est pas concernée par les déclarations entrant dans le cadre de la déclaration sociale nominative (DSN). En effet, ces deux déclarations  sont distinctes.

Quelle forme prendra la DPAE et à qui l’adresser ?

L’employeur peut utiliser les télécommunications, la télématique (minitel), le courrier daté et signé par lui ou la déclaration dématérialisée pour remplir son obligation déclarative.

Dans tous les cas, il devra communiquer ce document à l’Urssaf compétente, à savoir celle du lieu de l’établissement qui recrute.

Lien direct pour réaliser sa DPAE 

A noter : selon le décret du 19 juin 2014, la déclaration dématérialisée sera obligatoire pour les sociétés dont les salariés sont affiliés au régime général de la sécurité sociale, sous certaines conditions: 1) Il ne s’agit pas des particuliers-employeurs 2) 50 DPAE ont déjà été transmises pendant l’année civile antérieure.

A quel moment réaliser une DPAE ?

Le Cerfa n°10563*05 doit-être communiqué selon les modalités suivantes:

• Date minimale: 8 jours avant la date du recrutement.
• Date maximale: le dernier jour ouvrable avant la date du recrutement.

En clair, la procédure est la suivante: 

1 – DPAE de l’employeur 

2 – Réception de cette déclaration par l’organisme

3 – Ce dernier a 3 jours ouvrables pour en accuser réception.

A noter : Une fois le courrier réceptionné, si l’employeur ne conteste pas son contenu dans les 2 jours ouvrables, le document justifiera officiellement l’embauche.

Quelle est l’utilité de la DPAE ?

Cette déclaration unique en rassemble plusieurs, ce qui la rend utile sur plusieurs points.

1. A l’occasion de la 1ère embauche, avec la DPAE, l’employeur s’immatricule à la sécurité sociale auprès de l’Urssaf et s’affilie au régime de l’assurance chômage.

2. Le salarié pourra être immatriculé à son tour auprès de la CPAM ou de la MSA selon son activité professionnelle;

3. L’employeur pourra bénéficier de la médecine du travail et du dispositif de l’examen médical d’embauche dans les conditions de l’article R1221-2 du code du travail.

4. Le recensement des salariés par ce biais participera du bon établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

A noter : pour faciliter le processus déclaratif de certaines sociétés à très petite taille, des dispositifs ont été rendu possibles par l’ordonnance du 18 juin 2015. Exemples : chèque emploi service (CESU), titre emploi simplifié agricole (TESA),…

Quel est le contenu d’une DPAE ?

Plusieurs mentions présentes dans la DPAE seront à renseigner par l’employeur.

1. Mentions concernant l’employeur 

• Dénomination sociale ou nom et prénom;
• Adresse;
• Eléments d’identification de l’entreprise: numéro SIREN et code APE;
• Son service de santé (uniquement s’il est au régime général).

2. Mentons concernant le salarié 

• Ses noms et prénoms;
• Sa date naissance;
• Son numéro NIR ou de sécurité sociale;
• Nature, durée du contrat et de la période d’essai (pour CDI et CDD > 6 mois);
• Date et heure d’embauche;
• Si son activité est agricole: renvoi aux modalités de l’article R1221-1 du code du travail.

Quelles sont les sanctions en cas de manquements ?

La société ne réalisant pas de DPAE se rend passible du délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Attention: elle ne pourra pas régulariser sa situation en produisant une déclaration annuelle d’activité mentionnant la date d’embauche d’un salarié non déclaré par une DPAE (Crim, 28 mars 2017, n°15-86.985).

Un employeur ne peut pas non plus invoquer « l’erreur sur le droit » pour justifier son absence de DPAE (Crim, 20 janvier 2015, n°14-80.532). Une déclaration tardive le rend condamnable sur le fondement du délit de travail dissimulé.

L’absence de DPAE peut aussi caractériser un recours irrégulier à de la main-d’oeuvre constituant une carence pénalement répréhensible (Crim, 20 mars 2007, n°05-85.253).

Quelles pénalités seront à la charge de l’employeur ?

D’une part, un agent constatant ce manquement soumettra la société à une pénalité égale à 300 x le taux horaire du minimum garanti.

D’autre part, le dirigeant d’une société qui a dissimulé de l’emploi salarié risque de purger une peine prison de 3 ans en plus d’avoir à régler une amende de 45 000 euros. Cette peine peut-être modulée selon que les salariés soient mineurs ou non et assortie de peines complémentaires.

Pour la déclaration dématérialisée – Par ailleurs, si les employeurs concernés par l’obligation de déclaration dématérialisée ne respectent pas cette mesure, il seront redevables d’une pénalité de 0.5% du plafond mensuel de la SS (par salarié).