Les Congés payés ont été créés suite à l’ordonnance du 13 janvier 1982. Depuis les Français bénéficient de 5 semaines de congés payés (contre 4 auparavant) par an. Ceux-ci permettent au salarié de se reposer et sont obligatoirement payés par l’employeur.

Congés payés (CP) © Juja Han

Principes des congés payés

Période de référence

Généralement la période d’acquisition, de prise des congés et liée à l’indemnisation de ces derniers s’étend : du 1er juin au 31 mai de l’année suivante (il y a alors deux périodes de congés sur une même année civile).

Toutefois selon les besoins de l’entreprise ou d’une convention collective, cela peut se caler sur l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou du 1er avril ou 30 mars suivant…

La salarié acquiert ses CP sur la période N-1 et les prendra sur la période N.

Il apparait souvent sur les bulletins de salaire, la distinction des deux périodes.

L’employeur peut accepter que les congés soient pris par anticipation, c’est à dire que le salarié pose des jours qu’il n’a pas encore acquis réellement, ils seront décomptés par avance sur son compteur CP.

Attention avec cette méthode : si jamais le salarié pose plus de congés qu’il n’a finalement eu (par exemple en cas de sortie de l’entreprise) : il doit rembourser l’employeur du montant du trop-perçu.

Nombre de jours acquis

Selon la Convention Collective ou l’usage en place dans l’entreprise, les congés payés (CP) peuvent être calculés en jours ouvrables (du lundi au samedi la plupart du temps) ou en jours ouvrés (du lundi au vendredi, soit généralement les jours réels travaillés en entreprise).

Si le salarié est présent durant une période complète (soit les 12 mois de la période de référence au sein de la société), il obtient :

  • 25 jours ouvrés par an si gain mensuel de 2.083  CP par mois
  • 30 jours ouvrés par an si gain mensuel de 2.5 CP par mois

Certains événements ou absences, ne sont pas assimilés à du temps de travail effectif : cela engendre alors une proratisation des congés payés acquis durant le mois ou l’année. On peut citer par exemple, les absences pour maladie ou accident non professionnel, congé parental, congé sans solde, ou pour convenance personnelle, journée enfant malade…

On considère que si le salarié est présent 1 mois (du 1er au dernier jour du mois) ou 4 semaines complètes ou encore 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés, il acquiert alors ses congés normalement.

Exemple : un salarié ayant une ancienneté de 3 ans, dans une entreprise fonctionnant en jours ouvrables, et ayant été absent 6 semaines pour maladie non professionnelle sur la période de référence.

Soit 52 – 6 = 46 semaines de travail

Il a acquis 2.5 jours x 46 semaines de travail/4 semaines = 28.75 soit 29 CP.

NB : Un salarié s’il est présent au moins 47 semaines, acquiert tous ses CP.

Prise des congés payés

On parle de 4 « semaines d’été » qui sont à prendre du 01/05/N au 31/10/N.

Le salarié doit prendre au minimum 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés d’affilé.

La « 5ème semaine » quant à elle ne peut pas être accolée au congé principal (sauf cas particuliers) et doit donc être prise du 01/11/N au 30/04/N+1 si la période de référence est de juin à mai, ou prise du 01/01/N au 30/04/N et/ou du 01/11/N au 31/12/N, si la période de référence est l’année civile.

Les Congés payés de la période N-1, selon le Droit du Travail, doivent être soldés au 30/04/N+1. Le salarié peut toutefois faire une demande à son employeur afin de pouvoir les reporter plus longtemps, c’est à l’employeur de valider ou pas cette demande.

NB : Dans les usages, si le planning et l’employeur le permettent, les congés peuvent être posés par jour, par demi-journée, et tout au long de l’année.

Jour de congés supplémentaires

Liés à la situation personnelle du salarié

  • Salarié de – 21 ans au 30 avril N-1 et qu’il a des enfants à charge : il bénéficie d’1 jour supplémentaire par enfant à charge si son droit à congé légal n’excède pas 6 jours, et 2 jours supplémentaires au-delà.

La loi considérant qu’un enfant à charge est âgé de – 15 ans au 30 avril N ou en situation de handicap.

  • Salarié de +21 ans au 30 avril N-1 et qu’il a des enfants à charge : il bénéficie de 2 jours supplémentaires par enfant à charge, sans que la totalité des jours de congés accordés ne soient supérieur à 30 jours ouvrables.
  • Salarié également étudiant : en vue de préparer ses examens et à condition d’être inscrit au sein d’un établissement préparant à l’obtention d’un diplôme d’enseignement, il bénéficie de 5 jours ouvrables par tranche de 60 jours ouvrables travaillés prévus par son contrat de travail . Ceux-ci ne sont toutefois pas rémunérés et doivent être pris dans le mois précédent les examens.

Conventionnels

Un accord ou une Convention Collective peut décider d’accorder plus de jours que le minimum légal. Il faut vérifier alors les conditions pour pouvoir en bénéficier.

De fractionnement

Lorsque les 4 semaines principales n’ont pas été prises en totalité durant la « période d’été », ET qu’au moins 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés ont été posés d’affilé, alors le salarié bénéficie :

  • d’1 jour de fractionnement s’il lui reste entre 3 et 5 jours à prendre en dehors de la période légale
  • de 2 jours de fractionnement s’il lui reste au moins 6 jours

Ces jours apparaissent sur les compteurs CP au 1er novembre N.

Cela peut être plus favorable selon l’accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, la convention ou l’accord de branche appliquée.

Décompte des congés

Que le salarié soit à temps complet ou partiel, le premier jour de congé s’entend le premier jour où le salarié aurait dû venir travailler. Le dernier jour de congé est le dernier jour (ouvré ou ouvrable) précédent la reprise effective.

Exemple en jour ouvré :

  • Un salarié en temps complet – part deux semaines, on décompte 2 x 5 jours, soit 10 jours ouvrés de CP
  • Un salarié à temps partiel, il est présent dans l’entreprise les lundis, mardis et jeudis- ses congés commencent du 08/12/17 au soir et il reprend le 21/12/17. Il prend donc 8 jours de congés (même s‘il ne travaille pas les mercredis, il ne revient bien dans la société que le jeudi).

Caractéristiques à respecter pour les congés payés

Le salarié doit pouvoir poser ses congés au moins 2 mois avant l’ouverture de la période en question.

Cela va permettre à l’employeur au vue des demandes et selon différentes conditions de fixer l’ordre des départs en congés. Ainsi, les couples Pacsés ou mariés présents dans une même société peuvent partir simultanément en congés. Les salariés multi-employeurs, ou ayant une plus grande ancienneté, ou bien un enfant handicapé à charge sont prioritaires.

L’employeur peut également imposer les dates de congés, après consultation des représentants du personnel.

L’employeur est légalement tenu d’informer ses salariés des dates et de l’ordre des départ en vacances, au minimum 1 mois au préalable (sauf si la convention collective indique un autre délai, ou en cas de circonstances exceptionnelles). Bien souvent l’information se fait par voie d’affichage mais tout moyen est accepté.

Un salarié ne peut pas demander à renoncer à ses congés, sous versement d’une indemnité ! S’il ne pose pas ses congés et ne fait pas de demande écrite pour un report exceptionnel de ceux-ci, il perd ses congés et ne peut demander une indemnité compensatrice.

L’employeur doit pouvoir prouver qu’il a assuré à ses salariés la possibilité de prendre leurs congés. À défaut, le salarié peut prétendre à des dommages-intérêts pour préjudice résultant de la privation de ses congés annuels.

Si un jour férié chômé tombe durant la prise de congés, il n’est pas décompté.

Si le salarié est malade au moment de partir en congés, ses CP sont reportés. En effet, l’absence pour maladie « suspend » le contrat de travail. En revanche s’il tombe malade durant ses CP, le Droit du Travail (et contrairement à la Jurisprudence Européenne) n’oblige pas l’employeur à reporter les vacances.

Possibilité de report au-delà de la date légale si jamais le salarié a connu des évènements ne lui permettant pas de poser ses jours : s’il était en maladie ou accident du travail durant une assez longue période, s’il était en congé maternité… La loi ne fixe pas de temps pour poser les jours restants mais selon la Jurisprudence, il faudrait laisser au moins 12 mois de plus au salarié. Il est alors important pour l’employeur de proposer au salarié de poser ses congés.

Dans le secteur privé, il est interdit de travailler dans une autre entreprise durant ses congés. L’employeur est en droit de demander le remboursement des indemnités qu’il a versé à son employé. La seule dérogation à cette règle est de faire les vendanges. Le salarié fournir une attestation sur l’honneur de son employeur actuel après que celui-ci lui ait donné son accord.

L’indemnisation des Congés payés

Les éléments à prendre en compte :

Les salaires de la période de référence inclus :

  • Le salaire de base
  • Les heures supplémentaires ou complémentaires
  • Les indemnités de fin de contrat
  • Les primes inhérentes à l’emploi (insalubrité, de nuit…)
  • Les primes étant des compléments de salaire (rendement, production, objectif personnel, assiduité si mensuellement allouée…)
  • ….

Sont donc exclus :

  • Les indemnités de sécurité sociale
  • Primes liées au résultat global de l’entreprise (résultat, intéressement…)
  • Primes allouées globalement sur l’année (vacances, exceptionnelle, 13ème mois…)
  • Remboursement de frais professionnels
  • ….

NB : Les avantages en nature sont inclus si le salarié en est privé durant ses congés.

Les primes de 13ème mois ou d’ancienneté sont inclues si elles sont déterminées selon le temps de travail effectif du salarié.

Il existe deux méthodes qui doivent être comparées afin que le salarié ne soit pas lésé lorsqu’il prend ses congés et choisir la plus favorable. Légalement, il faut effectuer cette comparaison à chaque fois que les salariés prennent des congés. D’un point de vue usuel, certaines entreprises indemnisent selon la méthode du maintien de salaire toute l’année et effectuent une régularisation lors du solde des congés, à la fin de la prise de période de référence ou lors de sortie de l’entreprise.

Exemple de comparaison sur chaque bulletin: le salarié part en congés du 25 au 31 décembre. Son entreprise fonctionne en jours ouvrables.

Ce sont des congés acquit durant la période N-1.

Son salaire brut de novembre était de 2260.54 €, réparti comme tel :

  • salaire de base pour 151.67 Heures : 2100,00 €
  • 4 heures supplémentaires à 25% : 69,24 €
  • Avantage en Nature logement : 91,30 €

Méthode du maintien de salaire

L’absence pour congés payés est indemnisée à hauteur de ce que le salarié aurait perçu s’il avait été présent dans l’entreprise.

On prend en compte le salaire du mois précédent pour calculer le montant, excepté si le salarié a une augmentation de salaire durant le mois en cours.

  • En décembre, commençons par calculer le « coût de l’absence du salarié », en utilisant le calcul de l’absence en jours ouvrables moyens.

Soit salaire de base /26 jours ouvrables moyens par mois x 5 jours ouvrables du 25 au 31/12 (le 25/12 étant férié, il n’est pas comptabilisé) = 403,85 €

  • L’indemnisation des congés payés serait donc de 403,85€

Méthode du 10ème

L’indemnisation de la totalité des congés payés est égale à 10% de la rémunération brute totale que le salarié a perçu durant la période de référence. Cette rémunération est fonction d’éléments à inclure ou non dans la base de calcul.

Nous commençons par calculer le salaire de référence pour la période N-1, selon les éléments suivants

  • Juin – Salaire de base : 2 000€ – Prime d’objectif personnel : 120€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Juillet – Salaire de base : 2 000€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Août – Salaire de base : 2 000€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Septembre – Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Octobre : Salaire de base : 2 100€ – Heures supplémentaires (25%) – Prime d’objectif personnel : 105€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Novembre : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 90.60€
  • Décembre : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 90.60€ – Prime 13ème mois : 2033.33€
  • Janvier : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 91.30€
  • Février : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 91.30€ – Absence maladie non rémunérée : -205€
  • Mars : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 91.30€
  • Avril : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 91.30€
  • Mai : Salaire de base : 2 100€ – Avantage nature logement : 91.30€

Salaire de référence = salaire de base + Heures supplémentaires + les primes d’objectif liées à la réussite personnelle du salarié. L’avantage en nature logement et la prime de 13ème mois ne sont pas pris en compte ici.

= (2000,00 x 3 + 2100,00 x 9 + 51,93 -205,00) + (120,00 +105,00)

= 24971,93 € pour la période complète

  • L’enveloppe allouée pour l’indemnisation des congés payés de la période N-1 est donc de 10% du salaire de référence, soit 24971,93 /10 = 2497,19 €
  • Le salarié l’année précédente a acquis 30 jours ouvrables de congés payés, ainsi l’indemnisation pour 5 jours de congés se calcule comme suit : 2497,19/ 30 x 5 = 416,20 €

Bulletin du mois de décembre :

  • Salaire de base : 2100,00 €
  • Avantage en nature logement : 91.30 €
  • Absence CP du 25 au 31/12 : – 403,85 €
  • Indemnisation CP du 25 au 31/12 : 416,20 €
  • Prime de 13ème mois :  2082,92 €
  • Salaire brut = 4286,57 €

Exemple en cas de régularisation en fin de période :

L’entreprise fonctionne en jours ouvrés et indemnise toute l’année les congés payés selon la méthode du maintien. Aussi, sur le bulletin du mois de mai, le gestionnaire de paie évalue les « deux enveloppes »  relatives aux deux techniques d’indemnisation et les compare. Si les salariés n’ont pas été assez rémunérés durant leur absence, il rajoute le reliquat sur ce bulletin.

Le salarié a été présent durant la période complète de référence, il a donc eu droit à 25 jours de congés ouvrés.

Son salaire de base depuis le 01/01/N-1 est de 1800,00 € brut et le salaire de référence de la période N-1 est de 22 100,00 €

  • On calcule ses absences ; il a pris :

17 jours en juillet N-1, soit : 1800,00 /21,67 x 17 = 1412,09 €

5 jours en octobre N-1, soit 1800,00 /21,67 x 5 = 415,32 €

3 jours en février N, soit 1800,00/ 21,67 x 3 = 249,19 €

  • L’enveloppe allouée avec la méthode du maintien de salaire est donc de 2076,60 €
  • On vérifie quel est le montant de l’enveloppe de la méthode du 10ème :

22100 x 10% = 2210 €

  • Comparaison des deux enveloppes : Le salarié a été défavorisé par la méthode employée au cours de l’année. Sur son bulletin de mai, il faudra donc ajouter une ligne « régularisation ICP N-1 » pour un montant de 133,40 €.