La paie évoluant constamment, il y a énormément d’enjeux d’adaptation et de conformité réglementaire pour la gestion de la paie des entreprises.

Un service client composé de profils experts dans le métier et maîtrisant parfaitement l’outil est un véritable atout pour l’entreprise cliente. Celle-ci pourra par conséquent s’appuyer sur leur expertise pour ses besoins d’assistance technique ou réglementaire au quotidien. Elle consacrera beaucoup moins de temps à la gestion de la paie pour se focaliser sur le cœur de son métier.

Que vous ayez choisi un logiciel en ligne pour la gestion de la paie dans votre entreprise ou que vous hésitiez à y avoir recours, découvrez dans cet article l’importance du service client pour la gestion de la paie.

  • Nous verrons qu’un service client professionnel permet d’atteindre tous les enjeux de la paie et qu’il peut être considéré à juste titre comme une fonctionnalité à part entière de l’outil de gestion de paie.
  • Nous conclurons cet article en expliquant que la qualité du service client est un critère décisif dans le choix d’un logiciel de gestion de paie avec des éléments permettant d’apprécier son professionnalisme.

L’importance du service client pour atteindre les enjeux de la paie

Un service client de qualité permet aux utilisateurs d’un logiciel de paie en ligne d’atteindre les objectifs de la gestion de la paie.

Respect et conformité réglementaire de la paie

Ce domaine est régulièrement soumis à des changements politiques et sociaux. Citons par exemple :

  • La dématérialisation du bulletin de paie
  • Le prélèvement à la source
  • La Déclaration Sociale Nominative ou DSN
  • Le bulletin de paie simplifiée

Celui qui gère la paie des salariés de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un professionnel dans une PME ou du dirigeant d’une TPE, est le garant du respect et de la conformité réglementaire des éléments traités.

En utilisant un outil de gestion en ligne de la paie, ce sont les experts du service client qui s’occupent de cette partie pour respecter toutes les évolutions légales, conventionnelles et réglementaires de la paie et du droit social. Ils effectuent toute la veille nécessaire et le logiciel se trouve mis à jour au fur et à mesure des changements.

Nous pouvons citer d’autres points soumis à des évolutions régulières et nécessitant autant d’actualisations de l’outil de gestion de la paie :

  • Les taux de cotisations
  • Les accords d’entreprises
  • Les conventions collectives

Qualité de la gestion de la paie pour éviter des conséquences fâcheuses

L’établissement du bulletin de salaire est un secteur très réglementé et la qualité de la gestion de la paie garantie les deux mesures préventives suivantes :

  • D’avoir des bulletins de salaires sans erreurs. Et éviter, dans le cas contraire, de lourdes conséquences tant pour le salarié que pour l’employeur (redressement suite au contrôle de l’URSSAF et contentieux aux prud’hommes pour l’employeur, écarts d’indemnisation divers pour le salarié)
  • Éviter les conflits dus à la gestion de la paie qui sont deux ordres :
    • Réglementaires, avec des erreurs de prise en compte de réduction ou déductions sociales et fiscales
    • Techniques, avec erreurs concernant les informations, les bases ou méthodes de calcul

Risques éventuels

La gestion de la paie ne concerne pas seulement l’émission d’une fiche de salaire. Elle regroupe tous les événements se rapportant au contrat de travail du salarié. En commençant par l’embauche avec les déclarations aux différents organismes, jusqu’à la fin du contrat de travail en passant par la gestion des indemnisations des absences ou de la prévoyance.

La mauvaise gestion de la paie aurait de nombreuses conséquences et concernent plusieurs parties prenantes telles que :

  • L’entreprise et ses dirigeants
  • Les salariés
  • Les organismes sociaux
  • L’Etat

Une équipe d’experts réactive et à l’écoute permet de les anticiper et de les éviter.

Sécurisation des données de paies stockées

Un logiciel de paie contient énormément de données personnelles sensibles.

La question de la conformité RGPD est donc un point crucial que le service client se doit de maîtriser.

Même si l’entreprise utilisant l’outil doit s’assurer de la confidentialité des données stockées, tout cet aspect sera grandement facilité par un service client spécialisé dans ce domaine.

Le service client dans la gestion de la paie : une fonctionnalité à part entière

Dans le domaine de gestion de la paie, il n’est pas exagéré de considérer le service client comme une fonctionnalité à part entière de l’outil. En effet, si cet aspect est défaillant cela risque d’impacter toute l’entreprise cliente, notamment pour les raisons évoquées au paragraphe précédent.

  • En première ligne, c’est le travail du gestionnaire de paie ou la personne qui s’en charge qui sera affecté par les compétences du service client.

Prenons par exemple la production des DSN. Une entreprise ayant recours à un logiciel de paie installé sur les machines de l’entreprise doit maîtriser le réglementaire de paie, mais aussi l’aspect paramétrage du logiciel. Les éditeurs fournissent des fiches explicatives mais la procédure demeure complexe. En effet, les différents organismes utilisent différents systèmes de codification. De plus, les éditeurs de logiciel ne connaissent pas forcément toutes les particularités réglementaires et comptables de leur client.

  • Parfois, ce sont tous les employés de l’entreprise qui sont concernés par l’utilisation du logiciel de paie.

Dans ce cas, l’outil qui se doit d’être simple, efficace et intuitif pour permettre à tous de pouvoir en faire un usage aisé, et le service client se doit être utile et disponible en cas de besoin. En effet, certains logiciels en ligne permettent aux salariés d’entrer eux même leurs informations. Ils peuvent aussi s’y connecter pour consulter leurs bulletins de salaire dématérialisés.

Le service client en gestion de la paie : un partenaire d’évolution

Au moment du choix d’un outil de gestion de paie, une entreprise peut seulement compter quelques employés. Si elle grandit et se développe, ses besoins évolueront et elle devra augmenter le nombre de ses effectifs.

Il est essentiel que son outil de gestion de paie puisse évoluer avec elle et ne pas freiner sa croissance. La qualité du service client doit être au rendez-vous pour accompagner l’entreprise dans ses choix en proposant des solutions évolutives et adaptées à chacun de ses clients. Les évolutions de l’outil doivent être faciles et rapides en répondant aux problématiques sociales rencontrées par ses utilisateurs.

L’entreprise bénéficie ainsi des conseils éclairés du service client pour avoir une vision précise dans ses besoins d’évolution, permettant par exemple d’embaucher ou non un nouvel employé ou de mettre en place une prime.

La qualité du service client : un critère décisif dans le choix d’un outil de gestion de la paie

Pour toutes les raisons exposées dans cet article, la qualité du service client apparaît clairement comme un critère décisif dans le choix d’un outil de gestion de la paie. Voici maintenant quelques points à vérifier pour déterminer si vous avez à faire à un service client de qualité :

Un service client dédié composé d’experts métiers

Dans le domaine de la gestion de la paie, le service client ne peut pas se contenter d’être un service après-vente simplement mis en place pour la gestion des problèmes rencontrés après l’achat ou abonnement à l’outil.

Étant donné la complexité de la question de la gestion de la paie, le service client dans ce domaine doit être un partenaire et acteur dans l’accompagnement des entreprises. C’est pourquoi le niveau de qualité requis doit être irréprochable.

Ce service est constitué des personnes qui doivent faire preuve d’une grande expertise dans les domaines suivants :

  • La paie
  • Le droit social
  • La conformité RGPD

Les possibilités et les moyens de contacter le service client

Outre les traditionnels moyens de contact par chatbox ou email, le service client doit être joignable par téléphone sur de larges plages horaires correspondant aux heures d’activité de votre entreprise.

La présence d’une foire aux questions ou d’une rubrique de questions fréquemment posées permet de juger de la qualité du service client. Une FAQ permet de diffuser une base de connaissance et de mettre en avant l’expertise du prestataire en gestion de paie.

Les avis des autres utilisateurs

Consulter les avis des autres utilisateurs, tant sur les qualités de l’outil que sur l’accompagnement apporté par le service client sera très informatif pour juger de ses compétences.

Sur Listo Paye, tous les moyens nécessaires sont mis en œuvre pour vous procurer une assistance et un support client de la meilleure qualité possible :