Le traitement des salaires et l’édition des fiches de paie est une tâche clé pour le bon fonctionnement des entreprises. C’est aussi une mission chronophage pour les services RH et/ou comptables. Fort heureusement, la digitalisation des entreprises a également impacté la gestion des ressources, en particulier grâce à la dématérialisation des bulletins de salaire.
Bien que présentant de nombreux avantages en termes de fluidité administrative ou de réduction des coûts notamment, cette transformation implique une série d’obligations pour l’employeur.
Information, sécurité, confidentialité, accessibilité, conservation, disponibilité, flexibilité… Découvrez les principales obligations de l’employeur en matière de gestion de la paie en ligne.
Informer les salariés de la dématérialisation des bulletins de salaire
Encouragée et normalisée par le Loi Travail du 1er janvier 2017, l’introduction des bulletins de salaire dématérialisés a marqué une étape majeure dans la modernisation des processus RH. Toutefois, cette transition a impliqué de réels changements d’habitudes pour les salariés dans leur gestion administrative.
Ainsi, il est essentiel pour les employeurs d’informer activement et clairement leurs équipes de cette évolution. Cette communication doit détailler les avantages de cette dématérialisation, tels que la facilité d’accès, la conservation sécurisée et l’efficacité environnementale. Mais elle doit aussi rassurer sur les mesures prises pour garantir la confidentialité et la sécurité des données.
« Il est essentiel d’informer les salariés
de la dématérialisation des bulletins de salaire »
Il est crucial de fournir aux salariés des instructions précises sur l’utilisation du nouveau système et de mettre à leur disposition des ressources pour répondre à leurs éventuelles questions ou préoccupations. Une information complète permet de faciliter l’acceptation et l’adaptation à cette nouvelle pratique.
Garantir la confidentialité et la sécurité des données relatives à la paie
Au-delà des avantages relatifs à l’édition des bulletins de salaire en ligne, tant pour les employeurs que pour les salariés, cette démarche soulève d’importants enjeux de sécurité et de confidentialité. Et pour cause, les informations que contiennent les fiches de paie sont sensibles et peuvent avoir des implications majeures si elles tombent entre de mauvaises mains.
De ce fait, l’employeur a la responsabilité juridique et éthique de garantir que les données vous concernant et concernant votre salaire soient traitées avec le plus grand soin.
Cela implique notammentde choisir un logiciel de paie en ligne proposant un niveau de sécurité adéquat ainsi que l’utilisation de technologies de chiffrement avancées pour protéger les données lors de leur stockage et de leur transmission.
« L’employeur a la responsabilité juridique et éthique de garantir
la sécurité des données relative à la paie de ses salariés. »
Plus encore que la solution elle-même, l’accès aux bulletins de salaire électroniques doit être strictement limité aux personnes autorisées, avec des mécanismes d’authentification robustes. La formation des employés aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité et la réalisation d’audits réguliers sont également essentielles pour assurer la sécurité continue de ces données essentielles.
Garantir l’accessibilité aux fiches de paie en ligne
L’accessibilité est un aspect majeur de la dématérialisation des bulletins de paie. Cela implique que chaque employé doit pouvoir consulter ses fiches de paie à tout moment, où qu’il soit.
Pour ce faire, beaucoup d’entreprises optent pour des coffres-forts sécurisés. Ainsi, à la fin du mois, elles peuvent déposer sur ces portails numériques les bulletins de salaire dématérialisés. Chaque salarié disposant d’un accès à un espace peut alors se connecter à son espace personnel, sur ordinateur ou sur une application mobile, pour télécharger et imprimer ses documents personnels.
« L’entreprise doit mettre à disposition du salarié
un espace de sauvegarde personnel et sécurisé. »
Au-delà de la seule mise à disposition des bulletins de salaire en ligne via un coffre-fort numérique, l’employeur doit également s’assurer que ces collaborateurs sachent y accéder.
Da formation est donc cruciale. Les salariés doivent ainsi être à l’aise avec ces plateformes. Ils doivent être formés à naviguer, rechercher et récupérer leurs bulletins en toute simplicité.
Un support technique doit être disponible pour répondre aux éventuelles préoccupations ou problèmes rencontrés pour garantir l’accessibilité aux fiches de paie et autres documents de travail stockés.
Assurer la conservation et la disponibilité des données dans le temps
La dématérialisation des bulletins de salaire ne modifie en rien les exigences légales en matière de conservation des données. Au contraire, elle impose de nouveaux défis techniques.
Tout d’abord, l’employeur a la lourde tâche de garantir l’intégrité des données stockées pendant une longue période :
- Sur une durée de 50 ans
- Jusqu’aux 75 ans du salarié afin que ce dernier puisse facilement faire jouer ses droits à la retraite.
De tels contraintes nécessitent la mise en place ou la souscription à des infrastructures technologiques solides et sécurisées, régulièrement mises à jour pour prévenir toute obsolescence ou vulnérabilité.
« Les salariés doivent pouvoir récupérer
leurs fiches de fiche où et quand ils le souhaitent. »
Par ailleurs, la conservation ne se résume pas à un simple stockage. Ainsi que nous l’avons vu précédemment, les salariés doivent être en mesure de récupérer facilement leurs documents, à tout moment et en tout lieu. L’employeur doit donc s’assurer de la disponibilité continue de ces données et mettre en place des procédures claires pour leur accès.
Permettre le retour au bulletin de salaire au format papier
Nous l’avons vu précédemment, la gestion de paie en ligne est désormais la norme et l’employeur n’a plus l’obligation de solliciter l’accord de ses salariés pour dématérialiser les fiches de paie. Malgré ces nombreux avantages, cette transition ne peut en aucun cas être présentée comme une obligation sans alternatives aux salariés et, ainsi que nous le disions plus haut, l’entreprise doit informer ses salariés de cette nouvelle disposition un moins avant sa mise en application.
De fait, tout salarié a la possibilité de refuser la dématérialisation de ses propres fiches de paie. Dans un tel cas, il lui suffit d’indiquer par écrit son refus à son employeur. Ce dernier dispose alors de trois 3 mois pour mettre en place un bulletin de paie au format papier qui sera remis en main propre ou par courrier au collaborateur concerné.
« En cas de demande d’un salarié, l’employeur dispose d’un délai d’un mois
pour revenir au bulletin de paie papier ».
Bien évidemment, le contenu du bulletin de salaire au format papier doit être fidèle à sa version électronique, garantissant ainsi la transparence et la cohérence des données. Et comme pour le bulletin de salaire en ligne, l’employeur doit assurer la sauvegarde de ces données en conservant pendant 5 ans un double
La dématérialisation des bulletins de salaire n’est qu’une facette d’une transformation plus globale des pratiques en entreprise. À mesure que la réglementation et les outils progressent, de nouveaux défis et opportunités émergent, impactant à la fois les employeurs et les employés. Prenant en compte les obligations des entreprises pour l’édition et la gestion dématérialisées des salaires, les éditeurs de logiciel de paie en ligne doivent de fait adapter leur propre approche et faire constamment évoluer outils.